新しい働き方として注目のテレワーク。初めてテレワークに取り組む方はオンラインでのコミュニケーションに最初は悩むことも多いかもしれません。
今回のテーマはオンラインコミュニケーションです。
テレワーク中にオンラインでどのように上司や同僚とコミュニケーションを取るべきか、どのようなツールが最適なのか等、オンラインでのコミュニケーションの基本についてわかりやすく解説いたします。
テレワークを導入してみたものの、コミュニケーションに課題を感じている企業やチームの方も是非ご参考にしてください。
オンラインコミュニケーションとは
最近うちの会社もテレワークを始めたよ
オンラインコミュニケーションのポイントを押さえておくと
テレワークがもっと効率的になります。
インターネット環境を利用したオンラインでのコミュニケーションを「オンラインコミュニケーション」といいます。
相手と直接会う事はなく、オンライン上でメールやチャット、電話やWEB会議などでやり取りをします。
コロナ禍でテレワークの需要が高まったことから、オンラインでのコミュニケーションの重要性も高まり。より便利に快適にコミュニケーションを取るためのツールが提供されております。
遠隔地にいる方とも場所を問わずコミュニケーションができますし、時間も選ばずにコミュニケーションが可能となります。
結果として、仕事の生産性を高めたり、人材の確保と定着にもつながります。
オンラインコミュニケーションの分類
職場でのオンラインコミュニケーションを活性化させていく為には、分類ごとの特性を活かし、バランス良く活用していくことが大切です。
まずは、オンラインコミュニケーションの分類とそれぞれのポイントについて確認しておきましょう。
公開型と非公開型
オンラインコミュニケーションは、コミュニケーションを取る対象が「全体に向けて」のものか、それとも、「個別のグループに向けて」なのかによって公開型と非公開型に分類する事ができます。
全体に向けたコミュニケーションを公開型と言い、個別のグループに向けたコミュニケーションのことを非公開型と呼びます。
公開型コミュニケーションのポイント
公開型のコミュニケーションは、全体への情報共有や職場の透明性を高める際に活用します。
例えば、社内SNSを活用して会社の業績や事業の進捗を報告したり、経営層が組織の活性化に向けてメッセージを配信していくといった活用をしていくのがポイントです。
公開型コミュニケーションの代表例は社内SNSや社内ポータルがあげられます。
また最近ではメタバース上のバーチャルオフィス等を採用している企業も増えております。こちらも公開型のオープンなコミュニケーションの一つとなります。
非公開型コミュニケーションのポイント
非公開型のコミュニケーションでは、プロジェクト単位やグループ単位での素早い意思決定や迅速な問題解決に活用します。
またメンバーのプライバシーを守る形でのオンライン面談や1on1ミーティングも非公開型のコミュニケーションです。
ビジネスチャットでいえば、グループ単位のスレッドやチャットルームが該当します。
グループやチーム内でのタスク共有や進捗管理、少人数でのっディスカッションに適しています。
同期型と非同期型
オンラインコミュニケーションは、同期型と非同期型にも分類する事ができます。
リアルタイムなコミュニケーションが同期型で、非リアルタイムなコミュニケーションが非同期型です。
こちらは、オンラインコミュニケーションにおけるスタイルとして大切な概念となります。
それぞれ、詳しくみてみましょう。
同期型コミュニケーションのポイント
同期型は、自分と関係者が同じ時間にリアルタイムにやり取りをするコミュニケーションです。
WEB会議は同期型コミュニケーションの代表例となります。
進捗報告や意思決定を行う上では同期型のコミュニケーションが最適です。
非同期型コミュニケーションのポイント
異なる時間でやり取りを行うコミュニケーションが非同期型のコミュニケーションです。
こちらの代表例はメールです。詳細な情報を伝え残しておく際には非同期型のコミュニケーションは活用しやすいです。
共有フォルダなどのドキュメント管理ツールも非同期型のコミュニケーションに役立ちます。
オンラインコミュニケーションの方法
オンラインコミュニケーションの方法や手段は様々ですが、大きく3つにまとめる事ができます。
オンラインコミュニケーションを行う方法と、それぞれの特性について確認してみましょう。
テキストによるコミュニケーション
チャットツールやメールなど、テキスト（文章）でやり取りを行うコミュニケーションの手段をテキストコミュニケーションといいます。
ビジネスチャットや社内SNSなどは、文章として履歴を残せるため、「言った、言わない」問題を解消するのにも役立ちます。
短文のメッセージのみで素早い意思疎通を行うのであればビジネスチャット等のチャットツールを利用します。
一方、長文のメッセージや添付ファイルの送受信を行うのであればメールを活用する方が良い場合も多いです。
その場面や役割に合わせて最適なツールでコミュニケーションを取るのが大切です。
ビデオによるコミュニケーション
Zoomなどに代表されるビデオ通話による会議ツールを活用して、声と動画でコミュニケーションを取るのがビデオコミュニケーションです。
参加者の表情を確認しながらやり取りできるのが大きな利点です。
ビデオ会議（WEB会議）ツールの代表的なものをまとめてみました。
| ツール名 | アカウント登録 | 無料利用 | 利用可能時間 | 同時接続 | 参考URL |
|---|---|---|---|---|---|
| ZOOM | ホストの場合は必要 | 無料プランあり | 最長40分 | 100名 | https://zoom.us/ja/pricing |
| Google Meet | 不要 | 無料プランあり | 最長60分 | 100名 | https://apps.google.com/intl/ja/meet/ |
| Microsoft Teams | ホストの場合は必要 | 無料版あり | 最長60分 | 300名 | https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/free |
ボイスによるコミュニケーション
「声（ボイス）」によるコミュニケーションがボイスコミュニケーションです。
こちらは通話アプリなどが代表的です。
緊急性のある内容の場合や、文章のみでは伝えにくい内容を伝えていくのに役立ちます。
また伝える内容への認識のずれがないようにしていく為にも、ボイスコミュニケーションを活用してみると良いでしょう。
オンラインコミュニケーションはなぜ必要なのか
最近はオンラインコミュニケーションへ力を入れる企業も増えております。
オンラインコミュニケーションが必要とされる背景についてポイントを押さえておきましょう。
テレワークの増加
テレワークの増加に伴い、オフィス内で出来ていたコミュニケーションが難しくなりました。
仕事を継続し効率よく進めるためにはオンラインでのコミュニケーション強化は欠かせません。
また近年の人手不足解消のためには柔軟な働き方を支える取り組みが必要不可欠です。
オンラインコミュニケーションは距離や場所の制約なく働ける環境を提供していくためにも重要な役割を果たします。
多様なコミュニケーションの使い分け
テキストでのチャット、ビデオでの打ち合わせ、ボイスのみのミーティング。
テレワークの増加に伴って様々なコミュニケーションツールが生まれ利用されるようになりました。
これらのツールを環境や仕事の内容に合わせて使い分ける事で、より効率的な業務を遂行することができます。
オンラインコミュニケーションのメリット
オンラインコミュニケーションを推進するメリットは多岐に渡りますが、押さえておきたい主なポイントを整理しておきましょう。
場所や時間を選ばない
場所に捉われずにコラボレーションが実現できますので、従事するスタッフの地理的な制約を排除する事ができます。
ご自宅やご自身が集中できる環境でどこでも自由に働く事ができ、コミュニケーションを取ることができます。
また対面の場合は双方が会える場所で会える時間帯を調整する必要がございますが、オンラインの場合は調整できる時間の幅が広がります。
場所や時間を選ばずにコミュニケーションが取れるのは大きなメリットです。
仕事の生産性向上
オンラインコミュニケーションを推進する事で、リアルタイムで情報を共有し迅速に対応する事ができます。
意思決定までにかかる時間は大幅に短縮する事ができます。
またオンラインでのコミュニケーションツールには履歴も残りますので、プロジェクトを管理し振り返るのにも適しております。
必要なタスクをチャットの履歴から振り返って漏れなく作業を進めたり、作業の進捗を共有し合って生産性を高めていく事ができます。
コストの削減
対面でのコミュニケーションにはコストがかかります。
対面で会う為に移動する手段として交通機関を活用したりします。その往復にかかるコストの他、移動にかかる時間そのものもコストとなります。
また会う場所によっては会場代などが発生したり、飲食が伴ったりするケースもございます。
オンラインでのコミュニケーションツールにおいても月額費用などが発生する場合がございますが、無料でのツールも多くございますし、総合的なコスト比較では、オンラインでのコミュニケーションの方が対面でのコミュニケーションよりもコストを抑える事ができるでしょう。
人材の確保
少子高齢化が進み生産労働人口は減少しております。企業は求めるスキルや役割に適した人材を確保するのが困難になっております。
オンラインコミュニケーションであれば、地理的な制約がなく働く場所を問いませんので、特定の地域に依存せずに人材を募集・確保する事ができます。
また引っ越しなどで転職を余儀なくされるような事もなく、離職率を低下させる効果もございます。
オンラインコミュニケーションの課題
一方でオンラインコミュニケーションにおいても課題がいくつかございます。
想定される課題について解説いたします。
ネットワーク環境
オンラインコミュニケーションはインターネット環境が前提となります。
その為、ネットワーク環境が不安定になった場合、声が聞こえなかったり届きにくくなったりします。
特にビデオによるコミュニケーションではテキストやボイスに比べて大きな通信量を必要とします。
オンラインコミュニケーションを推進するには、ネットワーク環境をしっかり整えておく必要がございます。
家庭でのWi-Fi環境が不安定な状態になる要因に「Wi-Fiの電波干渉」がございます。
以下に説明を加えますので当てはまると思う方は対策をしてみてください。
Wi-Fiの電波干渉とは
ご家庭でWi-Fiに接続しながらネットワークを利用している場合で、ネットワークが不安定になる要因のひとつにWi-Fiの電波干渉がございまいす。
Wi-Fiの電波干渉とは、Wi-Fiの電波と家電製品が発する電波が相互に干渉し合う事で通信状態が不安定になる事です。
Wi-Fiルーターの周波数帯は「2.4GHz」と「5GHz」がございます。このうち「2.4GHz」は多くの家電製品でも採用されている周波数帯のため、同じ周波数帯の電波が飛び交い干渉が生じます。
干渉によって通信速度が低下したり、接続が途切れたりと不安定になってしまいます。
干渉しやすい架電は、テレビや電子レンジ、コードレスの固定電話などがあげられます。
もしもネットワーク環境が不安定でWi-Fiの電波干渉が疑われる場合は、Wi-Fiルーターを家電製品から離してみたり、Wi-Fiで使用する周波数帯を「5GHz」へ切り替えてみる事をオススメいたします。
ツールへのスキル
オンラインコミュニケーションを取るためには、いくつかのツールを使いこなす必要がございます。
ITツールへのリテラシーの差によってはオンラインでのコミュニケーションに不便さを感じてしまう方もいるかもしれません。
ITツールへのスキル格差を排除しながら導入と運用を進めていく必要がございます。
意思疎通の精度
対面に比べると感情や意図している事が伝わりにくかったり、意思疎通の精度低下も懸念されます。
共有したつもりでも、メンバーによっては伝わっていなかったり、正しく伝わっていなかったりするケースもありえるでしょう。
テンポの取り方
チャットやボイス、ビデオなどを活用して基本的には対面に近い感覚でコミュニケーションを取る事は可能ですが、ネットワーク環境が悪かったり回線が混雑したりした場合にタイムラグが発生したり、相手のテキストの入力待ちの時間が生じる場合もございます。
時間帯とタイムゾーン
働く場所を問わないのは大きなメリットですが、異なる地域やタイムゾーンではそれぞれに最適な時間帯を選ぶ必要が出てきます。
同期型のコミュニケーションのみではなく非同期型も活用しながら、異なるタイムゾーンであっても適切なコミュニケーションを継続させる必要がございます。
解決に必要なこと
では、オンラインでのコミュニケーションにおける課題へはどのような解決方法が考えられますでしょうか。
代表的な解決の進め方についてご説明いたします。
テレワークにおけるビジネスマナーを理解する
まずはテレワークなどオンラインならではの働き方におけるマナーを確認しておきましょう。
テレワークにおけるビジネスマナーはこちらの記事で詳しく解説しておりますので合わせてご確認ください。
ファシリテーションの必要性
オンラインでのやり取りにおいて、メンバーそれぞれの意見や気持ちをうまく引き出していくにはファシリテーションスキルが求められます。
ファシリテーションとは、物事がスムーズに流れていくように調整や推進をするビジネススキルです。
例えば、適切なタイミングでメンバーの発言を促したり、議論の要点を随時整理していったり、議論の拡張のために話を広げたり、あるいは重要なポイントをまとめていく、といったスキルが必要となります。
オンラインコミュニケーションを推進する上ではファシリテーションスキルは欠かせないスキルとなります。
積極的に機会を作る
またコミュニケーションの質と量を高めるには積極的にコミュニケーションの機会を設けるのも大切です。
対面などリアルなコミュニケーションでは「雑談」という方法で、些細なコミュニケーションを取ることができます。
オンラインコミュニケーションでは雑談するという時間を設けにくかったりしますので、意識的に機会を増やしていく方が望ましいです。
業務のプロジェクトとは関係ない雑談用のスレッドをチャットツールに用意したり、オンライン会議の冒頭でアイスブレイクをしながら雑談をしてみたりと、うまくツールを活用していくようにしましょう。
種類ごとの特徴を活かそう
オンラインコミュニケーションの種類ごとに得意とする分野がございます。
特徴を活かして効果的なオンラインコミュニケーションを実現させていきましょう。
テキストコミュニケーションの特徴
テキストでは、曖昧な表現で思わぬ誤解を招くといった意思疎通上での課題が想定されます。その為、わかりやすく明確な言葉を選択する事を意識しみましょう。
例えば、報告書の提出を求める時など、「なるべく早く」という抽象的な表現ではなく、「8月31日までに」と、具体的な日付や時間を提示するように心がけるだけでも意思疎通の精度を高めることができます。
また、気持ちや感情の表現として、絵文字や記号を適切に取り入れるのも効果的です。
ボイスコミュニケーションの場合
音声（ボイス）でのコミュニケーションの場合では、語調やトーンの抑揚を工夫してみるのも大切です。
また一方的な会話にならないよう、聞き手へフィードバックを求めたり、相手の理解度を確認しながら会話を進めるのも意思疎通を高めるうえで大切となります。
ビデオコミュニケーションの場合
ビデオ通話では大きな通信量が必要となります。ネットワーク環境には特に注意が必要です。
ネットワーク環境が不安定な場合は、あえてビデオをオフにしてしまう方法もあります。
またビデオの映り込みにも注意し、背景に映り込みが少ない場所を選ぶか、背景機能を活用して映り込みが気にならないよう予め対策しておくと良いでしょう、
話してへの反応として表情やジェスチャー、うなずく姿勢などもコミュニケーションを活性化させるために大切です。
ビデオならではの視覚的な情報も活用したコミュニケーションは効果的です。
よくある質問
- Qオンラインコミュニケーションにツールは必要ですか？
- A
場所や時間に制約されずに効率的なコミュニケーションの実現が可能なオンラインコミュニケーションには、専用の様々なツールが存在しています。
効果と効率を高めるためにはツールを積極的に活用しましょう。
中には無料で使えるツールも多くございます。
組織や業務のニーズにあった最適なツールを選ぶようにしましょう。
- Qセキュリティ面に不安がありますが安全に使えますか？
- A
データの暗号化やアクセスを制御する機能を持っているツールもございます。ツールのセキュリティに関する仕様を良く確認のうえ選定するようにしましょう。
また、社内での使用にあたって適切なガイドラインを設定しておく事も大切です。
予め想定される情報漏えいや個人情報の取り扱いに関するリスクについて明示しておくようにしましょう。
- Qリアルでのコミュニケーションは必要なくなりますか？
- A
リアルなコミュニケーションもオンラインでのコミュニケーションも、コミュニケーションのひとつの形であり手段となります。
自社にとって最適なコミュニケーション手段を取り入れコミュニケーションにより組織を活性化させる事が大切ですので、リアルでもオンラインでも、それぞれの特徴を理解し活用する事が求められます。
出社とテレワークの併用によるハイブリッドな働き方も増えてきております。
まとめ
オンラインコミュニケーションはこれからの働き方でますます大切な要素となってまいります。
その種類や特性、自社に必要な要素などをしっかり検討のうえ、適切なツールを導入しオンラインでのコミュニケーションを推進する事が企業には求められます。
今回は、オンラインコミュニケーションについてメリットや課題と解決策についてご紹介いたしました。
オンラインコミュニケーションの導入や推進にあたっては、明確な言葉の選択や感情の伝え方、適切なツールの選定など効果的なコミュニケーション環境を実現させるためのポイントについてご確認いただければと思います。
オンラインコミュニケーションの活用によって、業務の効率性向上やチームでの連携強化が期待できます。
今回ご紹介した内容がコミュニケーション強化の一助になりますと幸いです。