ChatGPTで業務効率化！仕事の段取り向上に活用する方法を徹底解説

ChatGPTとは？

チャット形式の画面で、人間同士のコミュニケーションのような対話を実現できるAI、ChatGPT。
2022年11月に公開されてから、瞬く間に世界中でユーザーを広げてきました。

生成されるテキストの精度、人間との会話のような手軽さ、無料でも使える、という事もあって、公開からわずか5日ほどでユーザー数は100万人を突破しました。

ChatGPTの詳細や、始め方の手順は下記の記事で詳しく解説しております。
合わせてご参照ください。

まだChatGPTのアカウント登録がお済みでない方もご安心ください！
動画でもわかりやすく解説しております。

ChatGPTが得意とすること

ChatGPTの具体的な活用方法の前に、ChatGPTが得意とする分野や強みを押さえておきましょう。

あらゆる分野に精通した知識を活用できる

どのような分野であっても、どんな質問であっても、即座に緻密な回答を出すことができます。
膨大な情報量でトレーニングされた知識を活用した情報収集の場面などで大きな力を発揮します。

対応する速度

質問に対するChatGPTの回答の速さは、人間では到底実現できないレベルです。
瞬時に質問の意図を汲み取り最適な回答を導き出します。
長文を要約したり校正したりする作業はChatGPTに任せるのがおすすめです。

それでは、得意な分野を確認したうえで、実際に仕事に活用できる場面をみていきましょう！

仕事でChatGPTを活用できる場面

まず、どのような場面でChatGPTが活用できるのでしょうか？

主な活用方法は以下です。

• 資料の作成
• 企画の立案
• メールの文案の作成
• 製品やサービスの紹介、プレスリリース

様々な場面が想定されますが、今回は下記の場面での使い方を中心に解説いたします。
（それぞれの見出しをクリックすると本記事の紹介している部分へジャンプします）

活用の仕方で共通して言えるのは、「段取りを立てたり、組み立てた手順」の中でChatGPTが得意とする分野の作業を任せていく使い方です。

本記事で紹介する使い方も、いわゆる仕事の段取りに関係した使い方が中心となります。

仕事の段取りとは？

仕事を効率的に進めるための順序や手順を整理し、順序よく進めるための準備を整えることを「段取りを組む（段取りを立てる）」といいます。

段取りを組むことで、仕事のゴールへの道筋が明確になるため、効率よく物事を進めることができます。
また事前の準備により、ミスや漏れを防ぎやすくもなります。

仕事の段取りを立てるための手順やコツは下記の記事でご紹介しております。

商談資料を用意する時

最初に紹介するのは、商談資料を用意する場面です。
「商談資料を用意する時」にChatGPTはどのように活用できるのでしょうか？
商談資料を用意するには、情報整理や下準備などの段取りも必要となります。

事前の準備を念入りにすることは、商談を成功に導く確率を高めます。

そこで活用のポイントを、ChatGPTに詳しい方に質問してみました。

下記はChatGPTへ「商談資料を用意する時にChatGPTはどのように活用できますか？」と質問した際の回答です。

ChatGPTは、商談の資料作成においてさまざまな方法で役立つことがあります。以下に、具体的な活用方法をいくつか紹介します。

1. 背景調査と情報収集：商談に関連するテーマや競合他社の情報を収集する際に、ChatGPTに質問を投げることができます。ChatGPTはトレーニングデータから得た幅広い知識を持っており、迅速に情報を提供してくれます。
2. 資料の構成とフローチャート：商談資料を効果的に構成するために、ChatGPTにアウトラインやフローチャートの作成を依頼することができます。適切な順序や階層構造を考慮して、必要な情報を整理してくれます。
3. 文章の校正と改善：商談資料の文章をチェックし、文法や表現の修正を行うために、ChatGPTに校正を頼むことができます。適切な文体や表現方法の提案を受けることで、資料のクオリティを向上させることができます。

実際のChatGPTの回答を掲載

ポイントを3つあげてます。
それぞれ詳しく、実際どのように質問すれば良いか、事例も含め解説いたします。

背景調査と情報収集

ChatGPTは、「迅速に情報を提供してくれる」のが特徴です。
質問に対して瞬時に回答を生成できるのが生成AIの魅力ですので、この点については異論ないと思います。
では、実際に情報収集する際には、どのように質問すれば良いのでしょうか？
押さえておくべきポイントを紹介します。

どのような視点で情報収集すべきかも聞く

自分の知りたい事や調べたい事を単純に質問するのではなく、自分では気づけていない視点について確認してみると良いでしょう。

例えば、
「●●●の業界について情報を収集するには、どのような観点で情報収集するとビジネスにおいて有効な気づきがありますか？」など、
情報を収集したいテーマに対して、収集する「観点」から質問してみます。

そうする事で、ChatGPTの膨大なトレーニングデータから導き出された回答を参考に、新たな視点や気付けていない発想に辿り着くことができます。

気付いた内容を商談資料に盛り込み、資料の構成を抜け漏れがない状態にしていく事ができます。
これまでは、自身で考えるべきポイントを箇条書きにして、ポイントごとに情報を集め、集めた情報を整理して資料に反映していく、といった手順で進めていた方が多いと思います。

考えるべきポイントや情報収集の部分からChatGPTに依頼していく事で、業務効率は向上し、更に質の高い情報収集へもつなげられます。

得られた回答を深堀していく

ChatGPTとのやり取りでは、得られた情報に対して質問を重ねることで深堀していく事が可能です。

例えば、先述の質問で「テーマA」について情報収集することが有益であることがわかったとしましょう。

その場合に追加の質問として、「（●●●業界の）テーマAにおける具体的なニーズや最先端のトレンドを教えてください」など投げかけてみるのがおすすめです。

実際に、ご紹介したプロンプトで質問した際の回答例は次の通りです。
ひとつ目の質問の回答を引用し、追加の質問として掘り下げる形で質問しております。

このように、ChatGPTの対話ができる特性を活かして、大まかな質問から質問を掘り下げ、ブラッシュアップしていく事が可能です。

具体的なシチュエーションを伝えておく

目的を明確に伝えることで、その目的の達成に向けて適切な回答を得られやすくなります。

例えば商談の目的がコンペで競合に勝つことであれば、「商品のコンペの提案資料を用意します。競合に勝ち、コンペで案件を取得するための手伝いをお願いします。」などとシチュエーションを前置きしてみるのがおすすめです。

資料の構成とフローチャート

資料を効果的に構成するための「アウトラインやフローチャートの作成」を依頼する事も可能です。

構成内容については、商談資料をつくる目的や商材、ターゲットなどを設定したうえで「商談資料を作成します。導入からクロージングまで構成してください。」というように依頼すれば良いでしょう。

各スライドごとの文章作成も依頼できます。
「スライドごとに書くべき内容をパワーポイントにコピーペーストで利用できる形式で出力してください。」と追加で依頼すれば、商談資料のアウトラインと文章はもう完成したようなものです。

デザインイメージも依頼可能です。
例えば、「競合に勝てるプレゼンになるような資料にしたいです。それぞれのスライドのデザインイメージを文字で出力してください。」と質問すれば、背景や色調、目立たせるものの配置などアドバイスが得られます。

また、「それぞれのスライドに入れる画像のアイデアを1つずつ教えてください。」と頼めば、どんな画像を挿入すると効果的なのかアイデアを出すこともできます。

プロンプトに使う「#」の役割

「#」は見出しを示します。
質問文に適切な見出しを入れる事でChatGPTは質問を理解しやすくなり、適切な回答を得られやすい利点がございます。

マークダウン記法と呼ばれる書き方で、ChatGPTのプロンプトを上達させるうえで欠かせないスキルです。

マークダウン記法については、下記の記事で詳しく解説しております。

文章の校正と改善

商談資料を用意する時の活用として、「文章の校正と改善」にもChatGPTは役立ちます。

用意した資料の文章を指示し校正を依頼すれば、修正すべきポイントと修正案などを教えてもらうことができます。
但し、会社の機密情報などは含まない内容で質問するように注意しましょう。

以上の観点でChatGPTを活用することで、商談資料の用意を効率化できます。

なお、商談資料の作成でChatGPTを活用する方法は、下記の記事で詳しく解説しております。
より具体的な活用方法やプロンプトの事例を多数紹介してますので合わせてご参照ください。

商談の報告をする時

商談の後には、商談内容を社内で報告する場面もあるでしょう。
「商談の報告書をまとめる時にChatGPTはどのように活用できるか？」
こちらも、ChatGPTに質問してみました。

下記がその回答です。

商談の報告書をまとめる際には、以下のような方法でChatGPTを活用することができます。

1. データの要約と整理：商談に関する情報や重要なポイントをまとめるために、ChatGPTに要約を依頼することができます。長文や複雑な情報を短くまとめてくれるため、報告書の読みやすさや効率性を向上させることができます。
2. 分析と洞察の提供：商談の結果やデータを分析し、洞察を得るためにChatGPTを利用することができます。ChatGPTに分析結果や洞察を尋ねることで、報告書に適切な情報を盛り込むことができます。
3. 体裁とレイアウトのアドバイス：商談報告書のデザインやレイアウトに関するアドバイスをChatGPTに尋ねることもできます。適切な見出しや箇条書きの使用、図表の配置などについての提案を受けることで、報告書の見栄えを向上させることができます。

実際のChatGPTの回答を掲載

それでは、こちらも一つずつ詳しく解説を加えていきます。

データの要約と整理

ChatGPTは文章を要約して整理した内容を作成することができます。

例えば、商談の内容を箇条書きにしておき、出力したいフォーマットを指定するだけで、指定されたフォーマットに沿った内容で商談の内容をまとめてくれます。

注意点としては、非常に長い文章や複雑な文脈を持つ文章の場合は要約の精度も制限される可能性があるという点です。長文を要約させる場合には、短く分割して入力して指示するのが良いです。

また、一度に出力できるテキストの長さにも制限がございます。こちらは4096トークンとなり、日本語では一般的な1文字は1トークンにカウントされますので、およそではございますが4096文字が一度に生成できる最大の文字数となります。
ChatGPTを活用して要約と整理を行う際には、長文の分割指示や生成される文字数の制限に注意しましょう。

分析と洞察の提供

ChatGPTを活用して、商談の内容から顧客のニーズを見つけ出すことも可能です。

「以下の商談の内容から、顧客のニーズとそのニーズを生み出した背景について解析してください。
（商談の内容を記載）」とChatGPTへ指示すれば、顧客がどのような問題を抱えていて解決したいと考えているのか、そのポイントを分析し洞察を提供してくれます。

更に、「次回の提案では、顧客のニーズを叶える提案が必要です。顧客のニーズを叶えるソリューションを考えてください。」と追加で質問すると、具体的な提案項目と、内容を掘り下げた解説を得る事ができます。

ChatGPTを活用することで、商談の報告書に次回の提案の方向性も盛り込むことができますので質の高い内容を報告することが可能となります。

（報告書の）体裁とレイアウトのアドバイス

ここまで、商談の報告書に書くべき内容についてChatGPTから得られる情報と、指示の仕方について解説いたしました。

以上を整理して報告書として提出することも可能ですが、ChatGPTに体裁やレイアウトについてアドバイスを聞くこともできます。
この点については先述しました「資料の構成とフローチャート」についてご確認いただければと思います。

また商談報告書などのレポート関係の書類でChatGPTを活用するポイントやおすすめのプロンプトは、下記の記事でもわかりやすく解説しております。合わせてご覧ください。

企画の承認を得る時

商談の資料作成と商談後の報告書でChatGPTを活用するポイントをご紹介いたしました。
どちらも事前の準備の効率化と仕事の質の向上につながるイメージを持っていただけたかと思います。

ChatGPTを仕事で活用する方法はまだまだございます。
続いては、企画書の承認を得る場面を想定して活用方法を確認していきましょう。

ここでもまずは、ChatGPTに「企画書の承認を得る時」に活用する方法を質問してみましょう。

企画書の承認を得る際には、以下のような方法でChatGPTを活用することができます。

1. 企画書の構築と強化：ChatGPTに企画書の要素や構成を尋ねることで、効果的な企画書の作成を支援してもらうことができます。目的やゴールの明確化、問題解決の提案、実現可能性の検証などの領域での助言を受けることができます。
2. 反論や質問への対応：ChatGPTに対して、企画書に対する反論や質問を投げかけることで、その企画書が承認される可能性に対する洞察を得ることができます。ChatGPTは異なる視点や懸念を提供し、企画書の説得力や信憑性を高めるための改善点を提案してくれます。
3. プレゼンテーションのサポート：企画書の承認を得るためにプレゼンテーションを行う場合、ChatGPTにプレゼン資料の作成やストーリーテリングのアドバイスを尋ねることができます。鮮明なコンテンツ、適切なフロー、説得力のあるメッセージを提案してもらうことで、プレゼンテーションの効果を高めることができます。

実際のChatGPTの回答を掲載

ここでもポイントとして3つあがっております。
それぞれ詳しく解説いたします。

企画書の構築と強化

企画のアイデア出しから企画書の構成の作成はChatGPTの得意分野と言えます。

なぜならば、条件に沿ったアイデアを人間が出そうとするのには時間や出せる数などに限界がございます。
一方、ChatGPTであれば、瞬時に指定した数のアイデアを出す事ができますし、出したアイデアを企画書としてまとめていくのもすぐにできます。

企画の作成や企画書の構成でChatGPTを活用する際には注意しておくべきポイントを押さえておきましょう。

ポイント1_ターゲットを明確にする

企画のターゲットとなる年齢や性別、職業や家族構成などを伝えることで、ターゲットに合わせた具体的な回答を引き出すことができます。

「30代の働く女性」「20代の男子学生」など、ターゲットを指定したうえで、企画のアイデアを依頼してみましょう。

ポイント2_承認が得られる企画書と指定

「社内での提出用として企画の承認を得たい」など、企画書のゴールや目的を明確にしておくのもおすすめです。

必要となる構成や、項目ごとに記載すべき事項のアドバイスを得ることができます。

反論や質問への対応

「社内での企画のプレゼンテーションにおいて想定される質問と質問に対する応えを10個考えてください。」というように質問しておけば、企画書の承認を得るための不安要素を予め検討しておくことができます。それにより企画書の説得力が高まり、承認が得られやすくなります。

プレゼンテーションのサポート

プレゼンテーションのサポートとして、商談資料作成の時と同様に、プレゼン資料の作成や構成に関してアドバイスを得ることができます。

また実際のプレゼンテーションの準備では台本の用意も欠かせません。

「●●●のプレゼンテーションのようなトークスクリプト台本を考えてほしい」と依頼すれば、プレゼンテーション用のトークスクリプトも作成することができます。

“●●●”の部分には、トップセールスパーソンというように立ち位置を指定するほか、実在する具体的な人物をロールモデルとして指定することも可能です。

「スティーブ・ジョブズのようなプレゼンテーション」を依頼することもできます。

なお、プレゼンテーションのコツについては以下の記事で詳しく解説しております。

ChatGPTで業務効率化するメリット

費用に対して得られる効果が大きい

ChatGPTは無料でも活用できるツールです。
無料ですぐに効果を発揮できますので費用に対する効果は大きいです。
また有償版のChatGPT Plusでも月額20ドルですので、業務効率化ツールとしては安い価格帯です。

人間の手でやるべき仕事を減らせる

通常の業務効率化ツールでは、作業手順が明確な仕事をシステム化したりアウトソーシングするといった手法が一般的です。
その為、どうしても人の手を必要とする分野が多く残っておりました。

ChatGPTを活用すると、資料作成のための情報収集から情報の整理、ドラフトの作成まで指示していく事ができ、指示した回答もわずか数秒で出力されます。

人の手が必要なのは、出力された結果に対して確認と仕上げをするといった作業のみとなります。
カバーできる業務範囲が広く、より多くの仕事を任せられるのは大きなメリットです。

仕事の質の向上

ChatGPTの凄いところは、単に業務を効率化するだけではありません。
インターネット上にある様々な情報によってトレーニングされたChatGPTの知識は、自身の創造性を刺激し、自分のみでは考えつかなかったようなアイデアや気づきを得るのに役立ちます。
その為、資料や企画を早く仕上げるのみならず、質を高めるのにもChatGPTは貢献します。

いつでも相談にのってくれる

ChatGPTは24時間いつでも相談にのってくれるビジネスパートナーです。
電車での移動中、休憩のタイミング、業務と業務の隙間時間、どんな時でもChatGPTは投げた質問へ回答を出してくれます。
ちょっとした調べものや企画のアイデア出し、考えの整理を、いつでも手伝ってくれるのは頼もしい存在です。
この点もCHatGPTで業務効率化をするメリットとしては大きなポイントとなります。

ChatGPTで業務効率化する際の注意点

ChatGPTで業務効率化するメリットは様々ですが、注意しなければならない点やデメリットもございます。

情報の信頼性

ChatGPTは、インターネット上の情報からトレーニングデータを取得しています。
その中には誤った情報が含まれていたり、偏見が含まれている可能性もございます。

情報収集を依頼した場合でも、出力された回答を鵜吞みにせず、情報の根拠や正確性の確認を人手で行う必要性はございます。

プライバシーや機密情報への注意

得られた情報の中に、個人的な情報や機密情報が含まれている可能性もあります。
こういった情報を取り扱うには、プライバシー保護の観点からも一層の注意が必要となります。

また一方で、ChatGPTへ質問する際にも機密情報等へ注意しなければなりません。
なぜならば、質問した文章そのものもトレーニングデータとして使用される恐れがある為です。
会社の機密情報や取引先の情報などは、質問文へ加えないようにした方が良いでしょう。

ChatGPTへの依存、人間による仕事のあり方

ChatGPTは業務効率化において非常に役立つツールです。
しかしながら、過度に頼り過ぎるのは自己判断や思考の低下につながる可能性があります。

また効率化を進める中で、これまで人間によって行われていた仕事がAI化していく事にもなります。
AIに任せる仕事と、人間による仕事のあり方を見直す必要性はございます。

定型的な業務や作業はAIに任せ、人間には経験を活かした判断やAIを適切に使う能力が求められていくでしょう。

自治体や企業での導入事例

業務効率化のためにChatGPTを活用している自治体や企業の事例をご紹介いたします。
随時、最新の情報をまとめ更新いたします。

東京都

東京都では、2023年8月23日、職員約5万人が文書要約や企画立案の参考としてChatGPTの業務活用を始めました。

特徴的なのは、職員向けとして一般にも公開された「文章生成AI利活用ガイドライン」です。

ガイドラインにて、効果的に活用するための具体例やプロンプトのポイントを盛り込み、個人情報など機密性の高い情報は入力しないこと等、リスクにも対応した内容で活用を推進しています。

一般公開されている約70ページに渡るガイドラインは一見の価値がございます。
以下リンクよりご確認いただけます。

（参照したサイト：東京都デジタルサービス局ホームページ）
https://www.digitalservice.metro.tokyo.lg.jp/ict/pdf/ai_guideline.pdf

青森県

青森県でも庁内業務にてChatGPTを試験導入し、文章の作成や要約・企画の立案などで活用し始めてます。

企画政策部DX推進課にて、2023年8月23日に「青森県生成AI利用ガイドライン」を公表し、翌日の8月24日には、生成トライアル利用を発表してます。

（参照したサイト：青森県庁ホームページ）
https://www.pref.aomori.lg.jp/soshiki/kikaku/dxsuishin/seiseiAI_guidelines.html

香川県

香川県では、2023年9月8日から全庁の業務で生成AIを利用開始することが発表されました。
ChatGPTと連携させたシステムで庁内業務に利用するとしています。

（参照したサイト：香川県庁ホームページ）
https://www.pref.kagawa.lg.jp/joho/gyosei/seiseiai.html

北海道

北海道では、2023年10月4日に開催された道議会予算特別委員会にて、生成AIについて議事に盛り込まれ、職員の業務にChatGPTなどの生成AIを10月下旬から導入していくことが表明されています。

（参照したサイト：北海道庁ホームページ）
https://www.gikai.pref.hokkaido.lg.jp/cyukei/iinkai/yosan/hon.html

ちゅうぎんフィナンシャルグループ

ちゅうぎんフィナンシャルグループでは、社内事務に関する業務効率化、各業務に関するドラフト作成の時間削減を目指し、ChatGPTの試行導入を始めました。

2023年7月に、「大規模言語モデルを利用した生成ＡＩ「ＣｈａｔＧＰＴ」の試行導入決定について」として公表されてます。

公表内容は下記のリンクをご参照ください。

（参照したサイト：ちゅうぎんフィナンシャルグループホームページ）
https://www.chugin-fg.co.jp/assets/media/2023/07/230714_5.pdf

株式会社日立製作所

日立製作所では、ChatGPT等の生成AIを社内外で利用推進する「Generative AIセンター」を新設しました。

Generative AIセンターは、日立グループ32万人の業務で利用推進するとしており、文章の作成・要約や翻訳など対象は様々です。

（参照したサイト：株式会社日立製作所ホームページ）
https://www.hitachi.co.jp/New/cnews/month/2023/05/0515.html

伊藤忠商事株式会社

伊藤忠商事は、株式会社ブレインパッドとの協力のもと、「生成AI研究ラボ」を設立し企業の業務効率化や新規ビジネス開発のサポートを目指してます。

伊藤忠商事の全社員に、社内業務でChatGPTを導入しました。
日常業務での活用を行い、生産性向上を検証していくとしてます。

（参照したサイト：伊藤忠商事株式会社ホームページ）
https://www.itochu.co.jp/ja/news/press/2023/230512.html

博報堂DYホールディングス

博報堂DYグループの株式会社博報堂テクノロジーズも新たな組織で活用を推進しています。

ChatGPTをはじめとした生成Iを活用し、業務効率化に取り組む組織として「ChatGPTソリューション開発推進室」を発足させました。

社内の生産性向上と、社外へのソリューション提供による課題解決を目指してるとの事です。

（参照したサイト：株式会社博報堂DYホールディングスホームページ）
https://www.hakuhodody-holdings.co.jp/news/corporate/2023/05/4209.html

京都銀行

京都銀行では、業務効率化と生産性向上等を目的にChatGPTを業務へ試行導入しました。
地域金融機関では初としています。

主に、事務や管理に関する業務の効率化、企画業務や営業分野に関する生産性向上を進めています。

（参照したサイト：京都銀行ホームページ）
https://www.kyotobank.co.jp/news/data/20230627_2700.pdf

横須賀市

横須賀市では、自治体専用のビジネスチャットツール「LoGoチャット」にChatGPTを連携。
普段の業務における文章作成や文章の要約といった分野で活用できるようにしています。

連携により業務効率化を見込み、ChatGPTの全庁的な活用実証を開始しました。

なお、報道向けの発表はChatGPTにより下案を作成しているとの事。
以下のリンクでご確認いただけます。

（参照したサイト：横須賀市ホームページ）
https://www.city.yokosuka.kanagawa.jp/0835/nagekomi/20230418_chatgpt.html

仕事の効率を高めるためにChatGPTを活用しよう

ChatGPTは「膨大な知識量」「迅速な対応」「人間らしいコミュニケーション」が特徴のツールです。
ご紹介した「商談資料の作成」「報告書の作成」「企画書の作成」は特にChatGPTが得意とする分野です。

活かせる分野の作業はChatGPTに任せていく事で業務効率は向上します。
活用する為には、ChatGPTへの指示の仕方（プロンプト）を磨いていく必要があります。

今後は、ChatGPTに対して良いプロンプトで指示を出せる人ほど、パフォーマンスを発揮しやすい時代になっていくとも言われています。
本サイトで紹介する記事を参考に、実際に活用いただければと思います。

また、これからChatGPTを始めるという方へは、以下の記事で会話のコツやポイントを押さえておく事もおすすめしております。
合わせてご確認ください。

ChatGPTを活用した業務効率化でよくある質問

まとめ

ChatGPTを仕事の業務効率向上へ活用するポイントをおさらいします。

ChatGPTを活用して商談資料の準備や企画書のアイデアから構成の準備を行う方法をご紹介いたしました。
仕事での活用のイメージをつかめていただけましたでしょうか。

ChatGPTを活用した仕事術はまだまだたくさんございます。

今後も皆様のより良い仕事につながる情報として、ChatGPTを活用した方法やおすすめのプロンプトをご紹介してまいります。