報告書や議事録の作成にもChatGPTは活用できる？活用するメリットを徹底解説

そもそもChatGPTとは

ChatGPTは文章作成を行う生成AIのひとつで、ユーザーの質問や指示へチャット形式で回答を出す事ができます。

ユーザーが質問する内容への優れた理解力と、インターネット上の知識からトレーニングされた豊富でクリエイティブな回答が特徴です。

使い方はシンプルでわかりやすく、日本語にも対応しています。

ChatGPTは仕事の様々な場面で活用が可能です。
指示の仕方次第では、仕事で必要となる、商談の報告書や会議の議事録も驚くほどかんたんに、素早く作成する事ができます。

本記事ではその具体的な方法とポイントについて解説していきます。
なお、ChatGPTの始め方を詳しく知りたい方は以下の記事をご参照ください。

ChatGPTを活用できる書類作成場面

では、まず初めにChatGPTを活用する事ができる書類作成の場面について確認しておきましょう。
ビジネス文書において活用できる場面はたくさんごさいます。

プレゼンテーション資料や企画書、そして今回ご紹介する商談報告書や会議議事録など様々です。
上手に活用して日々の業務効率化を進めてみましょう。

商談報告書、営業報告書

お取引先様と商談した後やお客様へ訪問した後には「商談報告書」や「営業報告書」を作成し、上司や社内の関係各所へ配信しているケースも多いでしょう。社内への報告・連絡・相談の機会としても報告書を整理して提出するのはとても大切です。

しかしながら、報告をまとめる前に次の商談や営業が入っていたり、商談や営業を通じてお客様から頂く宿題にも取り掛かりたいという状況下で、報告書については後回しにしてしまいがちです。

このような商談報告書や営業報告書については、この後に説明するポイントやプロンプトの事例をご参照いただき、ChatGPTを活用して効率良く進めるのがおすすめです。

会議議事録

会議の後の議事録作成も大変な作業です。特に時間が長かったり参加者が多い場合などは内容を取りまとめるだけでも一苦労です。

また社内の役員や上司が出席している会議の議事録を任される場合は、一語一句へ余計な気を使ってしまいがちかもしれません。

ChatGPTを活用すれば、会議議事録についても所定のフォーマットに対して素早くまとめる事ができます。

会議の後は会議で決まったタスクへリソースを分配する方が、事業を前進させやすいものですので、議事録作成はChatGPTなどのツールを活用してみるのが効果的です。

業務レポート

与えられた作業や工程を終わらせた後の業務レポートについてもChatGPTは活用可能です。
レポートの中でポイントとすべき点を網羅し、内容をわかりやすく要約する事ができます。

レポート作成へ取られていた時間を次のタスクに割り当てていく事で業務を効率的に進めていく事ができます。

報告書や議事録の作成にChatGPTを活用するポイント

様々な書類作成の場面でChatGPTは活用可能である事をご紹介いたしました。
では、実際にChatGPTを活用して書類を作成していく際のポイントについて整理しておきましょう。

フォーマットの作成を依頼する

報告書や議事録などレポート系の書類は、整理すべき要点をどのようにまとめるかが重要となります。
その為、予め伝えるべき項目を列挙したフォーマットを用意しておくと書類作成がスムーズです。

また用意したフォーマットに合わせて作成していく事で、作成する担当が変わっても、統一感のある書類で確認する側も効率的になります。

そこで、ChatGPTで報告書や議事録を作成する場合は、まず始めにフォーマットを出力しておくようにしましょう。
次のようなプロンプトで出力できます。

実際にChatGPTから得た回答は次の通りです。出力された文章をそのまま引用いたします。

これでフォーマットの用意ができました。

ChatGPTのやり取りはスレッド形式で記録されますので、フォーマットを作成したスレッドで書類作成依頼をしていくと、一度指定したフォーマットに合わせた書類が出力されるようになります。

フォーマットに合わせた書類作成を依頼する

では、続いて出力されたフォーマットに沿った商談報告書を作成してみましょう。
商談時にメモしておいたテキストをそのまま貼り付けて作成依頼するだけで、簡単に報告書が出力されます。

例えば次のようなプロンプトでフォーマット作成依頼してみましょう。
商談内容に関するメモの箇所は適時、実際の内容に沿って加筆修正してご利用ください。
なお、その際には後述します機密情報の取り扱いへは充分配慮のうえ入力するようにしましょう。

こちらの実際のChatGPTの回答を引用しておきます。

このように立派な報告書にしてくれます。
これだけでも便利には使えますが、場合によってはエクセルの表形式で出力する必要もあるかと思います。

次にエクセルに対応した形で出力する方法を詳しく説明いたします。

エクセルへ対応した形で出力する

エクセルに対応した表の形で出力するプロンプトですが、下記のように紹介されている事が多いです。

「エクセルにそのままコピーペーストできるように表形式で出力してください。」
「エクセルに貼り付けられるように表にまとめてください。」

上記のプロンプトでも表形式で貼り付けられる場合もございますが、次のような出力内容になり、エクセルにうまく貼り付けられない場合がございます。

エクセル用に「フォーマット化されたテキスト」で出力されてしまう場合がある

例えば、次のように出力される場合がございます。

この場合、そのままエクセルに貼り付けると、セルごとにテキストは貼りつけされますが表としての最適化はされておりません。

もちろん、エクセル上のテクニックで表形式へ装飾したり対応していく事は可能ですが、より効率的に進めるのであれば、ChatGPTがそのまま「表」として作成してくれた方が便利です。
著者自身、うまく表形式で出力がされず、何度もChatGPTと会話をやり直した経験がございます。

表形式で出力させる為には「まとめ方」と「出力方法」を詳しく指示する

今回のケースで、ChatGPTに依頼したい内容を整理してみましょう。

「報告書のフォーマットに沿って表にまとめたい」
「エクセルにそのままコピーペーストしたい」
「エクセルに貼り付けられる表形式で出力させたい」

以上3つのポイントがございます。
ChatGPTは、「報告書を表にまとめる」と「エクセルにコピーペースト」と2つの項目までは対応しても、上述のように3つめの「出力形式を表にする事」が漏れてしまう場合があります。

そこで次のようなプロンプトに編集して、詳しく指示をしてみると理想の回答が得られます。

こちらのプロンプトにした場合の回答が下記です。

一度、表形式の出力ができたスレッドであれば、ChatGPT自身で進行中のスレッドの内容を理解し、次からも同じような形式で出力してくれる事が多いです。
是非、ChatGPTの回答を自分好みで出力できるようにプロンプトを工夫してみてください。

フィラーの削除を依頼する

会議の内容等を録音したデータから文字起こしができるツールもございます。

ChatGPTの提供元でもあるOpenAIが提供する「Whisper」もその一つで、オンライン会議のZoomなどで録音した音声データをテキスト化する事ができます。

そして、テキスト化されたデータをChatGPTに貼り付ける事で、先ほどのフォーマットに沿って議事録をまとめる事ができます。

しかし、音声認識ツールならではのありがちな問題がございます。

「えー」「あのー」といった、話し手特有のつなぎ言葉も文字に書き出されてしまう事です。

このようなつなぎ言葉の事を「フィラー」と言います。
ChatGPTへ「フィラーを削除するように指示する事ができます。

不要な文字として指定する内容を補正する必要はあるかもしれませんが、かなりクリアな原稿に整理してくれます。お試しください。

次回の提案へのアイデアを考えさせる

商談などで次の予定が明確な場合は、次回に向けた提案のアイデアもChatGPTに考えてもらうと良いでしょう。
報告書の内容から、顧客が求めるニーズや顧客の課題を掴み、具体的なアイデアを示してくれます。

自分一人では考えつかないアイデアが出てきたりと、提案すべき内容を網羅する事が可能となります。

ChatGPTを活用して書類作成をする上での注意点

議事録や報告書などの書類作成においてChatGPTを活用する場合には、いくつか注意しなければならない点がございます。
詳しく解説いたします。

機密情報の取り扱い

議事録や報告書では、会社の重要な情報であったり、外部取引先との機密情報などが含まれている可能性が高いです。

ChatGPTに入力された情報は、システムを改善していくための学習データとして利用される場合がございます。

よって、知らない場所で、入力した情報が利用されてしまったり、思わぬ形で機密情報が漏洩してしまうリスクがございます。
個人のプライバシーに関わる情報や、社外秘の情報、取引の内容、などは入力しないようにしましょう。

上述でご紹介したプロンプトに当てはめる場合でも、実名や実際の取引は避けて、仮の内容に置き換えるなどで情報を漏洩させないようにしましょう。

【2023年4月最新】AIのトレーニングを無効化する事も可能

スレッドを通じて過去のやり取りを参照できるのはChatGPTの便利な面でありますが、上述のように機密情報などは履歴として残したくありませんし、AIにトレーニングとして使用されたくもありません。

そこでChatGPTでは、2023年4月より、履歴を残さず、AIがトレーニングに利用する事を無効化できる機能が備わっています。

履歴を無効化した場合、履歴の部分は非表示になりますが、データは30日間保存されております。
このデータは必要に応じてエクスポートする事も可能です。

履歴を基本的には残したくないという方はエクスポートの機能も合わせて活用していくと良いでしょう。

著作権のあるコンテンツ

ChatGPTが学習し生成した文章の中に、著作権のあるものが含まれてしまう可能性は否定できません。
また完全に一致せずとも、既存の記事や書籍などに非常に類似している可能性もあります。

レポートの結果としてまとめるアイデア出しなどで活用する場合も、出力されたテキストを確認し、自分自身の言葉や文章でコンテンツを仕上げていくようにしましょう。

情報の信頼性

逆に、信頼性に欠ける文章が生成される場合もあります。
ChatGPTは質問に対して素早く回答はくれますが、不正確な情報であっても自信満々に回答してしまいます。
ChatGPTから得た情報を活用する際にはファクトチェックを行う事も忘れないようにしましょう。

報告書や議事録作成にChatGPTを活用するメリット

ではここで、ChatGPTを活用して報告者や議事録を作成するメリットを整理しておきます。

業務効率化

面倒で後回しにしがちな報告書や議事録の作成。
ChatGPTを活用すれば、ひな形を用意し、用意したひな形に合わせて効率的に書類を作成する事ができます。
数時間必要としていた作業が、ほんの数分で仕上がりますので業務効率はかなり向上します。

品質の向上

ChatGPTはまとめるべき内容を隅々まで網羅してくれます。
ビジネスへの気づきや新たなアイデア、顧客が求めるニーズや叶えたい目標など、様々な視点で物事を考え回答してくれます。

集まった情報を整理して仕上げるのは人手が必要になりますが、集まる素材が優れているため、結果とし品質の良い報告書や議事録を作成することができます。

フォーマットへの対応

一度フォーマットを用意しておけば、次からはそのフォーマットに合わせて書類作成を依頼するだけ。
適宜、フォーマットの修正を指示すれば、指示通りの内容で書類を作り直してくれます。

与えられたフォーマットに対応して作業をしてくれるのは相当のメリットがございます。

文章の校正

出来上がった書類の文章を校正もChatGPTに任せられます。
依頼から回答まで迅速に対応してくれますので、忙しいビジネスパーソンの強い味方になります。

まとめ

ChatGPTを仕事に活用していく場面として書類作成をテーマに解説いたしました。

今回の内容は比較的、業種や役割に関わらず幅広い方にご活用いただける場面と勝手ながら思っております。

まだChatGPTを仕事に取り入れていない方や、これから試してみようという方は、ぜひ、記事の中にあります「おすすめのプロンプト」をご参照いただき実践してみていただければと思います。