効率的に働く事は、時間を短縮できたり仕事の成果を最大化することにつながります。
しかしながら、業務効率化の対象となる要素は広く、何から着手すべきか、どのように着手すべきか、何が正解なのか等、疑問を持たれている方もいらっしゃるかもしれません。
今回は業務効率化をテーマに、業務効率化の定義やメリット、そして効率的に仕事を進めるためのポイントについてわかりやすく解説いたします。
また、現代は日々、様々なクラウドサービスが出現しデジタル化やDXを推進する動きも活発です。加えてChatGPTなどの生成AIも業務効率化に活かせるとして注目を集めています。
そこで本記事では、デジタル時代における最新のトレンドやおすすめのツールもご紹介いたします。
業務効率化は「成功への近道」です。
ご参照いただき日々の業務にお役立ていただければと思います。
業務効率化とは
仕事をするのに必要なのは時間とリソースです。
しかしながら時間には限りがあり、それは誰にも平等に与えられた制約となります。
この有限な時間を最大限に活用し、生産性と品質の向上を進めていくことを「業務効率化」といいます。
業務効率化について反対する意見は少ない一方で、日々の多忙な業務に直面する中で効率化を目指す事そのものを忘れてしまいがちです。
その為、意識的に効率化を進めようとしていく必要がございます。
関連して、業務効率化を進める段取りの技術については下記の記事で解説しておりますので合わせてご参照ください。
業務整理の重要性
業務効率化を進めるためには、業務を整理してみる事が不可欠です。
例えば、一つの業務には複数の様々なタスクが関与しますが、その中で本当に重要なタスクを特定し、無駄なタスクに時間を割かないように優先順位をつけていく事が大切です。
タスクや仕事全体での優先順位をつけていく為には、業務の緊急度と優先度を考慮していくと良いでしょう。
優先的に取り組むべき仕事を把握し、優先順位を付けながら効率化を進めていく事ができます。
目標設定の意義
また、業務効率化を進める上では目標を設定する事も大切です。
例えば、作業完了までかかる時間など、定量化できるものは具体的な数値目標を設定してみると良いでしょう。
チームでのコミュニケーション
仕事は通常、一人ではなく複数のメンバーによるチームで作業分担しながら進めているものです。
一見、関係なさそうなメンバーであっても仕事の流れに目を向けると関連性が見えてくる事もあります。
チーム全体で仕事を進める上では、コミュニケーションを大切にする事で円滑な業務が実現され、チーム全体での効率化を後押ししてくれます。
コミュニケーション能力を高めるポイントは下記の記事をご参照ください。
業務効率化のメリット
業務効率化を進めると具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
ポイントを整理してみましょう。
生産性の向上
まずは生産性の向上です。
ひとつの業務を完了させるまでにかかる時間やリソースを低減させたり、他の業務への時間やリソースへ再分配する事ができますので、業務効率化を進めることは生産性を高める事に直結します。
同じ成果を生むのにかかっていた時間やコストの変化を数値化する事で、業務効率化の効果を可視化する事ができます。
また、生産性の向上により、新たな生産性の高い分野へ取り組んでいく事ができます。
そうする事で企業や組織の競争力を高めていくことにもつながります。
品質の向上
業務効率化のメリットとして品質の向上もあげられます。
業務効率化によってタスクの手順や作業プロセスがシンプルに明確化されます。これによりミスの発生や頻度を減らしていく事ができます。
また、業務プロセスの標準化も進められますので誰でも一貫性のある品質で作業を進めていく事が可能となり、結果として品質向上へもつながります。
そして万が一のトラブルの際にも課題の要因を見つけやすくなりますので、解決を迅速に進める事ができ品質の維持に貢献できます。
ワークライフバランスの改善
業務効率化を進める事は従業員のワークライフバランスを改善させていくことにもつながります。
合わせて、ストレスの軽減やモチベーションの改善など効果が期待できます。
業務効率化のトレンド
デジタル化の進化
デジタル化やDXといった言葉の通り、アナログであった業務がデジタル化され新たな変革へとつながっております。
これまで人の手で行っていた業務も自動化が進み、デジタル化による業務効率化の効果は大きいです。
DXの定義や成功させるポイントについては以下の記事で詳しく解説しております。
リモートワークの普及
リモートワークやテレワークの普及により、コミュニケーションの方法にも変化が起きています。チーム全体で業務を効率的に進める為にはコミュニケーションは欠かせません。
リモートワークでのコミュニケーションを強化するためのツールやコラボレーションツールの重要性がより一層高まっております。
テレワークでの注意点やコミュニケーションスキルについては下記の記事もおすすめです。
新型コロナウイルス感染症が発生し、外出制限などの行動規制が実施されて以降、幅広い業種においてテレワークが急速に進みました。
感染症拡大の前からも一部では導入されていましたが、2020年以降に実施率の大きな増加が確認されております。
参考：テレワークが産業に与える影響；事業継続に強い力を発揮（経済産業省）
AIの進歩
人工知能（AI)や機械学習の活用によって高度な業務効率化を進める事例も増えております。
ChatGPTなどの生成AIを業務の一部に活用していく事で時間短縮を進めたりする事例は多くございます。
ChatGPTを活用して業務効率化を進めていく具体的な方法については下記の記事で詳しく解説しております。ぜひ合わせてご覧ください。
業務効率化におすすめのツール
業務効率化を進めるためのツールにはどのようなものがあるのでしょうか。
おすすめのツールをいくつかご紹介いたします。
タスク管理ツール
タスクの整理と優先順位付けを効率的に行うにはタスク管理ツールがおすすめです。
個人やチームの業務の進行度合いをわかりやすく可視化し、タスクの遅延や漏れを防ぎながら進めていくことができます。
また開始と終了予定を設定しスケジューリングを徹底しておく事で遅延の回避や遅延につながる要因を見つけ解決もしやすくなります。
業務の優先順位を可視化して重要な業務により多くの時間を配分したりと、計画的に業務を進めるためにもタスク管理ツールは役割を果たします。
コミュニケーションツール
チームでの連携を強化するためのコミュニケーションツールもおすすめです。
先ほどのタスク管理ツールも応用できますが、チーム内での連絡や相談、資料や情報の共有などに専用のツールを使用することで、チームでの情報共有が円滑化し生産性向上につなげられます。
リモートワークの普及を背景にコミュニケーションツールの重要性は高まっております。
生成AI
ChatGPTなどの生成AIも業務効率化を実現させるツールとしておすすめです。
生成AIとは、人間の指示や問いかけに対して文章や画像などを自動的に作り出すAIのことです。
注目を集めたのがテキストを生成する事ができるChatGPTです。
ChatGPTを活用すれば商談やプレゼンテーションの資料の構成や文章案を作成するのを効率的に進めていく事ができます。
下記の記事では、ChatGPTを活用して商談資料を作成する流れやポイントをわかりやすく紹介しております。是非ご参照いただき実践的に活用いただければと思います。
業務効率化を進めるためのポイント
仕事の効率化を進める際のポイントとして2つ押さえておくべき事がございます。
時間の使い方
時間は限りのあるものです。
日々の業務において常に時間の使い方を見直す意識は大切です。
業務効率化を進める際には時間の使い方を意識しておく必要がございます。
適切なツールの導入
仕事の効率を高める便利なツールがございます。
自社や自身の課題に合わせて適切なツールを導入して積極的な効率化を進めていくようにしましょう。
業務効率化の進め方
では、具体的に業務効率化を進めるためのステップについて解説いたします。
現状の把握と課題の特定
まずは、現状の業務プロセスを正しく把握し詳細を整理しておくようにしましょう。
その中で課題を特定していく事が大切です。
業務のフローの中で無駄な業務はないのか、どのような所に手間や時間がかかっているのか、などボトルネックを見つけていきます。
実際の現場のスタッフからインタビューを行ったり、従業員からの意見を聞いてみるのも重要です。
目標の設定
業務効率化を進めていく前に目標を具体的に設定しておくようにしましょう。
タスクの処理時間の削減効果はどの位なのか、ミスの頻度をどの程度まで減らすのか、顧客一人あたりへの対応時間をどの位まで削減できるのか、など明確に数値化した目標を設定しておく事で進捗の管理と効果測定を行いやすくなります。
プロセスの見直しと改善策の検討
現状の把握によって特定した課題に対して、改善策を検討し業務プロセスを見直していきます。
効果的なツールの導入を検討してみたりなど具体的な施策を検討していきます。
適切なツールの活用
業務効率化を進めるための適切なツールを導入し実際に活用していきます。
業務効率化には適切なツールは欠かせません。
おすすめのツールとしてご紹介した、タスク管理ツールやコミュニケーションツール、生成AIなどは低価格なものも多く、中には無料でも使えるものもございます。
課題に適したツールを導入し業務を自動化したり、チーム内での可視化を進めたりと効率化を進めていきます。
継続的な改善
業務効率化は改善策を導入して終わりではありません。
導入後も継続して効果を評価し見直していく必要がございます。
現場のスタッフや従業員からのフィードバックも取り入れ、更なる改善の余地はないのか、目標との乖離はないのか、検証しながら取り組んでいきます。
チーム全体での意識改革
また、業務効率化は個人だけはなくチーム全体での取り組みと協力関係が必要です。
効率化の重要性やメリット、目的や目標を明確に共有し、認識を揃えていくことで導入の効果を高めていくことができます。
まとめ
業務効率化は生産性を高め、組織としての競争力を向上させていくために重要な取り組みとなります。
その為にはチーム全体での協力や各個人の意識改革は欠かせません。
まずは現状の業務の詳細を把握して課題をピックアップする事から始めてみると良いでしょう。
1日の仕事を効率的に進めるためにショートカットキーを活用してみるのもおすすめです。
便利なショートカットキーとマウスを使わない仕事術を下記の記事で紹介しております。
参考までにご覧ください。
