ショートカットキーとは?便利なショートカットキーとマウスを不要にする仕事術について解説

業務効率化

仕事を速く正確に進めるには、一つの作業をどのように行うかも大切になります。
本サイトをご覧頂く方の多くは、1日の仕事の大半をパソコンで行っているのではないでしょうか。
メールチェックに社内の連絡事項の確認、取引先への資料の作成、データ分析や情報収集など、大半はパソコンと向き合う時間がほとんどかと思います。
よって、パソコンに向き合う時間を効率的にできれば、1日の仕事の効率は各段に向上するともいえます。

そこで役立つテクニックがパソコンに予め用意されているショートカットキーを使いこなす、という事です。
基本的なものから意外と知られていない便利な技まで、様々なショートカットキーとその使い方について解説いたします。

本記事を特に読んでみて欲しい方
  • ショートカットキーをまだまだ使いこなせていないという方やはじめて耳にした方
  • より効率的に仕事を進めていきたい方

覚えてしまえば大変便利なショートカットキー。活用するメリットは大いにございますので、ぜひ仕事や業務の効率化、生産性の向上、正確さの向上へお役立ていただければと思います。

ショートカットキーとは?

ショートカットキーとは、キーボード操作でパソコンでの作業を進めるために用意された機能のことです。
パソコンを操作するのは基本的にはマウスとキーボードです。マウス操作は細かい動きには向いていない側面があるのと、マウスからキーボードへ持ち替える際には時間のロスも生じます。

このマウスによる非効率さを解消するのがキーボードを活用したショートカットキーによる操作です。
マウスとキーボードを持ち替える必要なく、行いたい操作を簡単なキーボード操作のみで行うことができますので、作業にかかる時間を短縮し業務スピードをあげることができます。

ショートカットキーの種類

キーボードを活用したショートカットキーには起点をどのキーにするかで、いくつかの種類(パターン)がございます。

起点となるキーの意味合いや役割を明確にすると、より一層、ショートカットキーを覚えやすいかと思います。

また、ショートカットキーの主役で最も利用頻度が多いのは、「Ctrl」を使ったショートカットです。今回は、「Ctrl」を使ったショートカットキーを一覧でご紹介。そして、「Ctrl」を使うショートカットの事例もまとめてご紹介いたします。

では初めに、ショートカットキーの典型的な種類について解説いたします。

Ctrlを使ったショートカットキー

ショートカットキーと言えば「Ctrl + ○」というパターンが主流です。
パソコンの機能をコントロールする際に使うショートカットキーで、一般的にショートカットキーというと、Ctrlキーを使うケースを指すことが多いです。
有名なショートカットキーとしては以下のようなものがございます。

Ctrl + Cコピー
Ctrl + V貼り付け
Ctrl + X切り取り

コピー・貼り付けや切り取り、その他にも全選択(Ctrl + A)などは実際に使われている方も多いでしょう。
本記事では、この「Ctrlキー」を使ったショートカットキーを中心にご紹介いたします。

Shiftを使ったショートカットキー

位置の移動に関連した操作を行う時に併用されるのがShiftキーを使ったショートカットキーです。
有名な操作としては、Shiftキーを押しながら矢印ボタンで項目を複数選択していく場合などがございます。

Shift + 上下左右キー任意の範囲選択
Shift + F10メニュー表示
Shift + TabTabの選択を逆方向にする

Windowsキーを使ったショートカットキー

キーボードでWindowsのマークが描かれているボタンがウィンドウズキーです。
ウィンドウズやデスクトップ、エクスプローラーに関連した操作を便利にするショートカットキーが用意されています。

下記のような操作が有名です。

Windows + Eエクスプローラー起動
Windows + Dデスクトップを表示
再度同じ操作で元に戻す
Windows + Mすべてのウィンドウを最小化する
Windows + Lパソコンの画面をロック
Windows + Vクリップボード履歴を表示
表示内容からの貼付け

上記の中で「Windows + V」は今回ご紹介する「Ctrlキー」を使ったショートカットの定番、「Ctrl + C」と合わせて使うことで効果を発揮します。詳しくは後述いたします。

Altを使ったショートカットキー

Altとは、オルタネート(Alternate)の略で交換するといった意味合いがございます。
パソコンのショートカットキー操作としては、Altキーを起点に様々なタブから行う操作を切り替えていくことができます。
その他、アプリケーションによっても異なる役割を果たすことができ、Excelであれば「Alt+Enter」でセル内改行などご利用いただく方も多いでしょう。

余談ではございますが、Altキーを用いてエクセルやワードをコマンド操作はショートカットキーを活用している実感を得やすく楽しいと個人的には思います。

ファンクションキーによる操作

Windowsパソコンのキーボードの上段には、F1からF12と並ぶキーがございます。
これらをファンクションキーといい、それぞれのキー単体でもアクションが実行されます。

例えば、「F1」であればヘルプ表示、「F5」は更新、といった機能は良く利用されますのでご利用された経験のある方も多いのではないでしょうか。
その他にも文字入力を便利にする機能として「F6」のひらがな変換の他、以下も便利ですね。

F7カタカナへ変換
F8カタカナ(半角)へ変換
F9全角アルファベットへ変換
F10半角アルファベットへ変換

ショートカットキーを覚えるメリット

ショートカットキーを活用して作業している人のイメージ

ショートカットキーを覚えるメリットは様々ですが、ここでは代表的な4つのポイントに絞って解説いたします。

作業時間を短縮できる

一つ目は作業時間の短縮です。デスクワークではパソコンと上手に付き合う必要がございます。大半の処理はパソコンを使っておこなうため、その付き合い方次第で、業務の時間や効率は変わって参ります。
ショートカットキーによる操作のひとつひとつは軽微な時間差かもしれませんが、何度も繰り返し行う処理であればあるほど、積み重ねによる効果も大きく、ショートカットキーを使うことで作業時間を想像以上に短縮していくことが可能となります。

マウスを不要にできる

ふたつ目はマウスを不要にできる、という点です。マウスを不要にできるとどのような良い事があるのかをご紹介いたします。

パソコンに指示を出すのはマウスかキーボードが一般的です。
マウスにはマウスの特徴があり良さがありますが、マウス操作は細かい部分への操作や、その操作における正確性においては不向きです。キーボードによるショートカットキーであれば、細かな操作もキーボードで操作できますので素早く正確な処理を行うことができます。
またマウスとキーボードの往復においても時間のロスは生じます。マウスが不要になれば、この往復にかかる時間そのものも削減できます。
近年ではテレワークも浸透し、働く場所は問われなくなりました。場所によってはマウスを活用するスペースの少ないところで作業するような場面もあるでしょう。このような時にもマウスを不要にすることによるメリットは感じていただけるのではないでしょうか。

仕事の結果につながる

3つ目は、仕事のより良い結果へつながる、ということです。ショートカットキーを活用して作業時間を短縮し効率よく作業を進めていくことで、ひとつひとつの仕事を早く正確に終わらすことができますし、空いた時間を別な業務へ割り当てることも可能となります。

またマウス操作への思考回路が軽減される分、向き合っている作業や考えへも集中しやすく、仕事の結果をより良い形でだしやすくなります。

仕事で疲れにくくなる

ショートカットキーを覚えるメリットの4つ目は、仕事で疲れにくくなるということです。より短い時間でより良い結果を導くことができるショートカットキー、これだけでも十分なメリットとはなりますが、加えて身体が疲れにくくなるという点も大きなメリットのひとつであると言えます。

私自身、マウスで細かい操作をしていた頃は、手先に集中する分、肩が凝りやすいかった経験がございます。
ですが、ショートカットキーを活用するようになって、仕事をする時の姿勢も楽になり、肩や腰が楽になりました。

今回ご紹介するショートカットキー「Ctrlキー」による操作

今回は、ショートカットキーの主役で最も利用頻度が多い「Ctrl」を使ったショートカットの一覧と事例をまとめてご紹介いたします。

「Ctrl + ○キー」を利用する方法

Ctrlを使ったショートカットキーでは、「Ctrl + ○キー」という形で記載をさせていただきます。
この表現ですが、「Ctrlキー」と「○キー」を同じタイミングで押すという意味ではございません。
「Ctrlキーを押しながら行う操作」と認識ください。

またショートカットキーを使いこなすうえで、キーボードに当てる手を特定のポジションから動かさないようにするのがポイントです。
「Ctrlキー」を押すのは左手の小指で操作するようにしましょう。そうする事でセットで利用する他のキーが押しやすく、タイピングの速度も改善いたします。

「Ctrl + ○キー」の覚え方

Ctrlキーによるショートカットでは、Ctrlキーと合わせて押すキーごとの役割や意味を意識して覚えていくのがポイントです。
有名な「Ctrl + C(コピー)」であれば、「Copy」の頭文字から「C]、「Ctrl + S(上書き保存)」であれば、「Save」の頭文字から「S」、というように、同時に押すキーごとの意味を意識すると覚えやすいです。

Ctrlを使った代表的なショートカットキーと仕事術

それでは、「Ctrlキー」を使ったショートカットキーで、よく使うもの、必ず押さえておきたいものをご紹介いたします。

すべて選択:Ctrl + A

範囲を指定する際に活用される「Ctrl + A」。「A]は「All」の頭文字です。
ポイントとしては、カーソルが置かれている場所によってすべてとする対象が異なる点です。例えばエクセルであれば、シートの全体なのかセル内の全体なのかか、その時のカーソルが指している場所によって変わります。
また、「Shiftキー」と「← →」を併用することで、指定する範囲を調整することもできます。
「Ctrl + A」ですべてを選択した後に、「Shiftキー」を押しながら、矢印キーで上下左右をそれぞれ押してみてください。範囲の対象を1行ずつや1文字ずつ、調整していくことができます。

コピーする(Ctrl + C)、貼り付ける(Ctrl + V)、切り取る(Ctrl + X)

こちらの3つのショートカットは、併用して使われることが多いので、まとめてご紹介いたします。
「C」でコピーして「V」で貼り付ける、「X」で切り取り「V」で貼り付ける、と一連の作業をこの3つの組み合わせで行う場面は非常に多いです。
キーボードの配列もご注目ください。「C」「V」「X」は横並びで続けて操作を行うに最適な配列となっております。
操作のポイントとしては、キーを押すのはすべて左手のみで完結させる、という点です。
左手の小指で「Ctrl」を押しながら、左手の人差し指や中指で「C」「V」「X」のいずれかを操作するようにすると良いでしょう。

貼り付けの便利技!「Windows + V]

「Ctrl + V」は直前にコピーした内容を貼り付けします。
充分便利に活用いただけるショートカットではありますが、更に応用した貼付け方法が「Windowsキー + V」です。
「Windowsキー + V」はコピーした履歴を残すことができる「クリップボード」を表示させるショートカットキーです。
よって複数のテキストや画像などをコピーしてクリップボードへ履歴を残しておき、「Windowsキー + V」で表示させたクリップボードの中から貼り付ける対象を個別に選ぶ、という操作が可能となります。
例えば氏名と住所と電話番号をコピーして貼り付けたい、とした場合に、コピーをする作業と貼り付ける作業と工程をまとめて行うことでより効率的に作業を進めることができます。
貼り付ける際に「C」ではなく「Windows」を使う、という違いでより便利な貼り付け方が実現できますので是非ご活用いただければと思います。
※はじめてこの操作を行う際にはクリップボード履歴を有効にする、必要がございます。

上書き保存する:Ctrl + S

作業中のファイルを上書き保存する際には「Ctrl + S」を使います。
「S]は「Save」の頭文字として覚えると良いでしょう。
作業の合間にキーボード操作のみで一瞬で保存ができますので便利なショートカットキーです。

検索する:Ctrl + F

開いているページやファイル、作業中の資料から、特定の言葉を探す際に使うのが「Ctrl + F」です。
「F」は「Find」の頭文字として覚えておくと良いでしょう。
こちらも利用頻度の高いショートカットキーです。

操作の取消とその取消し:「Ctrl + Z」と「Ctrl + Y」

間違ったクリック操作や文字の誤入力や誤変換、様々な操作ミスが作業中には起こりますが、操作を簡単に取り消すショートカットキーがございます。
「Ctrl + Z」は直前に行った操作を取り消すショートカットキーです。便利なのは、直前の操作のみではなく、「Z」を押した回数で、遡って取り消し操作ができる点です。
一方で、「Z」による取り消しを多く操作し過ぎて、取り消す必要のない操作部分まで取り消してしまった、ということもあるかもしれません。
そこで「Ctrl + Y」を合わせて覚えておくと良いでしょう。「Ctrl + Y」は、取り消し操作を取り消すためのショートカットキーです。
なお、「Ctrl + Y」は「繰り返し」の役割もございます。コピーした内容を繰り返して複数個所へ貼り付けたい、といった場合でも「Ctrl + Y」が活用できます。

「Ctrl」を使ったショートカットキー一覧

代表的なショートカットキーをいくつかご紹介いたしました。
ここで、繰り返しのショートカットキーもございますが、一覧としてもまとめさせていただきます。ショートカットキーの早見表としてもご活用いただければと思います。

Ctrl + Aすべて選択
Ctrl + B文字を太字に変換
Ctrl + Cコピー
Ctrl + F検索する
Ctrl + N新しいウィンドウを開く
Ctrl + Oファイルを立ち上げる、選択する
Ctrl + P印刷する
Ctrl + S上書き保存する
Ctrl + V貼り付け
Ctrl + X切り取り
Ctrl + Y取り消し操作の取り消し
Ctrl + Z操作の取り消し

まとめ

ショートカットキーは業務効率の向上、業務の正確性の向上、時間の短縮など良い仕事を進めるうえで積極的に活用していきたいPCスキルです。
今回は「Ctrl」を使ったショートカットキーを中心にご紹介いたしましたが、また別の機会にその他の「Alt」や「Windows」ショートカットキーや活用した事例、便利技などをご紹介していきたいと思います。

また、仕事を素早く的確に進めるには、ショートカットキーを活用するといったPCスキルの他に段取り力も欠かせません。段取りよく仕事を進めるコツは以下の記事で詳しく解説いたしておりますので合わせてご覧いただければと思います。

(参考)仕事の効率をあげる「段取り」の技術と重要性について、手順とコツを解説

記事執筆者
Kazu

営業及びマーケティングでマネジメント職に従事すること10年。
現職では法人向けに業務効率系のITツールを販売する新規SaaS事業を立ち上げから携わり、日々、取引先の業務効率向上に向けて活動しています。

(営業・マーケティング実務の主な略歴)
・toC向け通販やECサイト事業会社へ事業企画や事業戦略立案
・SaaS事業の立上げと運営
・企業が運営するコラムの企画提案や記事執筆

仕事柄での経験を通じた働き方改革や仕事術を社内向けに整理しながら、2023年2月、仕事に役立つ情報を共有するサイトとして「e-仕事ラボ」を開設。
現在はChatGPTも駆使しながら業務を進める傍ら身に付けたプロンプトの独自のノウハウをチームメンバーに伝授。
本サイトでもデジタル社会での仕事や業務効率化に役立つ情報をお届けしていきます。

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