メールのマナーとレスポンスとは?メール対応をChatGPTに任せる方法を解説

ビジネスマナー

ビジネスにおいて「メールを利用しない」という方は少ないでしょう。
今や仕事の基本的なツールとして定着しているビジネスメール
気軽に使う一方で、マナーや注意点について説明を受ける機会は減っている印象です。

そこで今回は、当たり前のように使っているメールにおける、正しい書き方などのマナーや注意点について解説していきます。
特にビジネスを効率よく進め相手との信頼関係を固めていく為には「メールのレスポンス速度」も重要な要素となります。

レスポンス早く対応する為の秘訣や、話題のChatGPTを活用したメール対応の方法など、事例も交えながらわかりやすく解説してまいります。

メールはコミュニケーションツールとしても欠かせませんね。

KAZU
KAZU

はい、使う頻度も多いツールですので、
マナーや注意点をしっかり押さえておくと
ビジネスにおいて効果的です。

ビジネスメールとは

まずはビジネスメールについて定義を確認してみましょう。
ビジネスメールとは仕事で使うメール全般を意味します。

社内であれば、特に、報告や連絡・相談といった場面でメールが活用されます。
社外に対しては、取引の依頼や提案、見積もりや発注、お礼やお詫び、1日の仕事で「メールにまったく触れなかった」という日は無い、と言える位にごく一般的な身近なツールになっています。

このように社内・社外ふくめ様々なシチュエーションでメールは利用されています。
その為、メールを使いこなすことは仕事の効率化を進める上でも重要なポイントです。

チャットとの違い

メールと同じように日常的に使うコミュニケーションツールに「チャット」がございます。
どちらも普段のビジネスにおいて欠かせないツールとなっておりますが、それぞれ特徴や使い分ける上でのポイントがございます。

確認までの時間

チャットは会話に近い感覚でコミュニケーションを取れるツールです。
その為、確認における時間は、ほぼリアルタイムとなります。

メールはやり取りの記録を残しながら、プロセスや履歴を管理するのに適しているため、リアルタイムな確認には不向きな側面がございます。
確認までの時間の速さで言えばチャットの方が適しており、返信の速度が求められる場面でよく利用されます。

しかしながら、メールも節度あるレベルで返信の速度は求められます。
例えば、社内での確認が必要ですぐに返信できない場合には、「メールを頂いた御礼」と「確認してからの返信になる旨」だけでも、取り急ぎ返信しておくと相手方からの好感度は良くなるでしょう。

コミュニケーションの内容

メールは特定、不特定に関わらず大量の宛先においても情報を配信できる為、一斉に多くの方とコミュニケーションを取る場合に有効なツールです。
チャットの場合は、あまりに多い人数でのやり取りには不向きです。

また文章の内容においても異なる性質がございます。
メールは丁寧な文章によるコミュニケーションが必要とされ堅苦しさもありますが、公的なツールとしては馴染みがあり好印象を与えやすいです。
チャットの場合は、定型的な文章は必要なくフランクな文面で手軽にやり取りできます。

ツールの観点

チャットを利用するのは、そのチャットごとのツールに登録しておく必要があり、送信できる相手も同じチャットツールである必要があります。
メールの場合は、メールアドレスさえ把握できていれば、どのメールソフトであってもやり取りが可能となります。
このツールの観点における違いも、ビジネスメールとチャットの大きな違いに一つといえます。

基本となるフォーマット

メールには基本的なフォーマットがございます。
メールを作成する際には、次に紹介する5つの型に沿って作成する事を意識しておくと良いでしょう。

宛名

まずは宛名です。
相手方の会社名や部署名、お名前を書きます。

ここでの注意点は敬称です。
原則としては次のようになります。

e-仕事ラボ株式会社
代表取締役
鈴木 様

株式会社e-Work-Labo
マーケティング事業部
事業部長 佐藤 様

お名前の後に「様」を付けるのを忘れないようにしましょう。
また、「社長」や「部長」など、役職名はそれ自体が敬称にあたりますので、「社長様」「部長様」と「役職名+様」とは使いません。
「役職名+お名前+様」とするのが適切です。

挨拶

自分自身を名乗る前に挨拶を入れると丁寧な印象になります。
ここでは次の2つは押さえておきましょう。

社外向けの場合:「お世話になっております。」
社内向けの場合:「お疲れ様です。」

挨拶に続けて自分を名乗ります。
型としては次のようになります。

お世話になっております。
○×商事の佐々木です。

お疲れ様です。
営業第二部の斎藤です。

本文

続いていよいよ本文に入ります。
本文の構成は「要旨」→「詳細」の順に書いていくようにしましょう。

結論を先に述べることが大切なポイントです。
要旨の部分では簡潔に結論をまとめるようにしましょう。

ここでも事例をご紹介いたします。

先日はお時間をいただきありがとうございました。
次回のお打合せですが、弊社は以下を希望いたします。

○月○○日(○)10:00~
○月○○日(○)14:00~

こちらの例では、前段で、「日程の調整をしたい」という要旨を伝え、
後半に、「具体的な候補日」という構成になっております。

このように、結論を先に述べるのがビジネスにおいて大切となります。
結論を押さえる事の重要性については、論理的思考の記事で詳しく解説しております。
合わせてご参照ください。

結び

本文の内容に合わせ、最適な結びを書きます。
いくつかの本文のパターンに沿ってご紹介いたします。

(提案事項)→ご検討のほど、宜しくお願いいたします。
(依頼事項)→ご協力いただけますようお願い申し上げます。
(連絡事項)→ご確認のほど、宜しくお願いいたします。
(典型的な内容)→今後とも宜しくお願いいたします。

署名

最後に署名です。
署名の果たす役割は大きく、しっかりと用意し対応するようにしましょう。

テレワークの普及により、営業もオンラインで完結し、一度も対面では合わずにお仕事が進むようにもなっております。
オンラインで完結する場合、名刺を交換する機会を得られない可能性もございます。
そこで重要になるのが「署名」です。
署名には、従来の名刺にあった情報をまとめておく事ができますので、いわばデジタル化された名刺代わりになります。

大抵のメールソフトで事前に署名を用意し、自動でセットできるようになっております。
メールソフトの機能も充分に活用し、署名漏れが無いように注意しましょう。

○×商事株式会社
商品開発部 開発第二チーム
田中 健一
tanaka.kenichi@e-work-labo.○○○○

ビジネスメールにおけるマナー

ビジネスメールは社内・社外での関係者とのコミュニケーションツールとしても大切な役割がございます。
相手とのコミュニケーションのためには、読み手となる相手方への配慮を忘れないように心がけましょう。

ここでは、ビジネスメールにおけるマナーについて確認しておきましょう。

内容を理解しやすい件名

メールで件名は大切な役割を果たします。
忙しいビジネスパーソンにとってメールを処理する時間は限られており、優先順位を付けながら対応しているケースはとても多いです。
優先順位を付ける際に役立てているのが「件名」です。
件名から一目で内容を把握できるようにする事は、ビジネスを効率的に進める上でとても大切です。

適切な敬語

相手への敬意を示すためには敬語を適切に使用しましょう。
以下は間違えやすい敬語の一例です。
誤った使い方がないように注意しましょう。

× 誤った表現○ 正しい表現解説/補足
ご苦労様です。お疲れ様です。目上の方や社外の方へ「ご苦労様」は不適切。
上下関係を気にせず使える「お疲れ様です。」が適している。
御社貴社関係性が築けてからは御社も使えるが、初めての場合は貴社が適している。
「御社」は話し言葉で使い、「貴社」は書き言葉で使うようにする。
わが社弊社自社のことを対外的に伝える場合は「弊社」が適切。
「わが社」は社内で使うべき言葉。
送らせて
いただきます
お送りいたします「送らせて」という謙譲語と「いただきます」の謙譲語で、
過剰な敬語表現となってしまう。シンプルな敬語表現で問題ない。
資料になります資料です「なります」は「成る」の敬語表現であって、
物の移り変わりを示す際に使う言葉。
役不足力不足「役不足」とは、自分の力量に対し与えられた役目が足りない、という
意味になる。同じような言葉で全く逆の意味になっている。
ごめんなさい申し訳ありません「ごめんなさい」はフランクな話し言葉の印象となる。
「申し訳ありません」や「失礼いたしました」が適切。
メールで間違えやすい敬語の事例

用件を簡潔に伝える

メールを送る用件は何か、メインとなる本文において伝えるべき内容をしっかり整理し、簡潔にわかりやすく書くようにしましょう。
本文の書き方でご紹介しましたとおり、結論から書くのはもちろん、冗長な表現や不明瞭な表現は避け、短い文章でまとめあげるようにすると良いでしょう。

また適切なところで改行を入れたり、相手の読みやすさを意識して書き上げましょう。

添付ファイルの取り扱いに注意する

メールに添付ファイルを付ける場合は、ファイルのサイズと形式に注意します。
サイズが大きすぎる場合は相手の環境によっては受け取る事ができません。
このような場合、ファイル共有サービスを利用するなど工夫するようにします。

また相手が対応していないアプリケーションを必要とするファイルの場合もあります。
どのようなファイルを、どのファイル形式で送るのか、予め確認しておくと良いでしょう。

その他、個人情報や機密情報に関わるファイルはセキュリティ面へも充分配慮の上、双方の社内規程に則った運用で送るようにしましょう。

クッション言葉も時には大切

メールを受け取る側の印象を和らげるためにクッション言葉を利用する事もございます。
適切に取り入れると丁寧な印象を相手へ与える事ができるでしょう。

代表的なクッション言葉をご紹介いたします。

・ご迷惑をおかけしますが
・お手数ではございますが
・恐れ入りますが
・お忙しいところ恐縮ですが

このようなクッション言葉を、依頼のメールや相談のメールで活用してみると良いでしょう。

メール対応で迅速なレスポンスが求められる理由

レスポンスとは、応答や反応を意味しており、ビジネスメールにおいては返事(返信)が該当します。
相手からのメールに対して、すばやく返事をすることを「レスポンスが早い」と表現されます。

ビジネスメールでは、早いレスポンスである事で得られるメリットがいくつかございます。
ビジネスメールでレスポンスの早さを必要とする理由についてご紹介します。

相手からの信頼

レスポンスの遅さはビジネスでは機会損失にもつながりかねません。
メールへの返事が無かったり、あまりにも遅いと、「こちらの用件をないがしろにしている」「一緒に仕事をする気持ちを感じない」といった悪い印象を与えてしまいます。

レスポンスを早くする事でコミュニケーションも取りやすいですし、相手も安心して関係を構築していけます。
信頼関係を築くためにレスポンスの早さは大切な要素となります。

業務を止めない

受けたメールへの返信が無ければ進められない業務もあります。
メールへの返事が無いために仕事が止まってしまったり、予定していたスケジュールに遅れが生じる可能性がございます。

特に、回答を求められているメールや、判断を求められているメールにおいては、相手はメールへの返事を待つ事になりがちですので、意識的に早く返信していくようにしましょう。

効率よく仕事を進められる

後から返信すれば良いからと、返信すべきメールを溜めてしまうと、どこかでまとまった処理の時間が必要となります。
とはいえ、メールを常に開いて確認と返信を繰り返すのも非効率です。

メールを確認する為の時間を予め予定しておき、確認と合わせて返信を済ませていくようにスケジューリングすると、仕事全体の効率が向上します。

レスポンスを早める方法

優先順位をつける

重要なメールや緊急性の高いメールを定義し、優先的に処理するようにします。
メールボックスをフィルタ機能等で自動的に振り分けておくのも効果的です。

通知機能を使う

新着メールの通知を受け取り、新しいメールへの確認を早める方法もございます。
但し、意図しないメール(迷惑メールや営業メールなど)も混ざってしまうため、あまりオススメはできません。
先述したフィルタ機能と連携しながら、必要なメールの通知のみ確認するようにすると良いでしょう。

スマホも活用する

必要に応じてスマホも活用します。
メールの場合、パソコンでの確認だけではなく、スマホなど普段とは異なる環境でも同じメールの内容確認と返信が可能です。

特に、外回りが多い営業職の方などはスマホをうまく活用する事で業務効率化へつなげられます。
移動中にもスマホを活用してメールに返信する際には次の点に注意しておくと良いでしょう。

スマホでメール返信する際の注意点

まずは基本となるフォーマットについてです。
普段使いのスマホの場合、署名機能が有効になっていなかったり、パソコンでの署名内容と同期されていない可能性がございます。
また文字の改行の見え方もパソコンとスマホでは異なるため、あいさつ文や本文などではパソコンでの見え方を意識した改行をする必要があります。
スマホの改行では読みやすくても、受け取る側がパソコンの時には見えにくい改行になってしまう可能性がある為です。
ビジネスメールをスマホで返信する時には署名や文章の適切な改行などに注意しましょう。

ツールやメールソフトの機能を活用する

メールでのやり取りを効率的にする為にツールを活用するのもおすすめです。
例えば、社内での連絡はチャットツールでフランクにやり取りをしていく方法もあります。
また各メールソフトの機能を活用すれば、操作をショートカットキーで行ったり、よくある定型文を登録できたりもします。不在応答の自動返信なども機能のひとつにございます。
今回、特におすすめしたいのはChatGPTを活用してメールのレスポンスを早め効率化する方法です。
ChatGPTをメールへ活用するポイントについて詳しく解説をいたします。

ビジネスメールでChatGPTを活用するポイント

ChatGPTは指示した内容に従った文章を自動で生成する事ができる生成AIです。
人間らしいやり取りでのテキスト作成に適したツールですので、ビジネスメールでも活用しやすいです。
ポイントを押さえてビジネスメールを効率化していきましょう。
おすすめのプロンプトも紹介いたします。是非お試しください。

ChatGPTのアカウントを登録する

ChatGPTをメールで活用する為には、当然ですが、ChatGPTのアカウント登録を済ませておく必要がございます。
アカウント登録の流れと、簡単な始め方については下記の記事で詳しく紹介しておりますので、未登録の方は合わせてご参照ください。

メールのフォーマットを出力させる

ビジネスメールを作成する時に、メールのテンプレートを検索して参考になる文例をアレンジして送った経験がある方も少なくはないと思います。
また、検索してみたものの、適した事例がヒットしなかったという方もいらっしゃるかもしれません。

ChatGPTを活用すると、ビジネスのあらゆる場面に適したメールのフォーマットを、驚くほどかんたんに出力する事ができます。
指示の仕方は以下のプロンプトを参考にしてください。
(作成したい内容に合わせて、[ ]内の文言を修正ください。)

おすすめのプロンプト

[価格改定をお知らせする]メールフォーマットを作成ください。
#条件
1. 目的
[社外の取引先][価格の改訂]をご案内する
2. 必要なセクションや情報
件名、宛名、挨拶、本文、結び、署名を含む
3. フォーマットの詳細
件名はシンプルでわかりやすく用件を伝えること
挨拶は短く簡潔にする
本文は結論を先に述べ、続けて詳細を説明すること
詳細の箇所は箇条書きでわかりやすく伝える

また参考までに、上記のプロンプト事例で実際にChatGPTが出力した内容をシェアいたします。

件名: 【重要】価格改定のご案内について

宛名: [取引先名]

挨拶: [取引先名] 様

本文:
お世話になっております。[貴社名]の[あなたの名前]でございます。突然のご連絡となりますが、今般の件につきまして、大変重要なお知らせがございます。

まず、ご報告申し上げますと、[製品/サービス名]の価格について、改定を行うこととなりました。お客様におかれましては、長らくのご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。この度の価格改定は、[改定の理由や背景など]を考慮し、避けて通ることができない選択となりましたことをご理解いただきたく、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。

価格改定の詳細は以下の通りです。

改定日: [改定日]
新価格: [新価格]
変更内容: [価格変更の詳細説明]

お手数をおかけいたしますが、上記の価格変更につきまして、ご確認を賜りますようお願い申し上げます。なお、変更内容にご質問やご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。私ども営業担当者が丁寧にご説明させていただきます。

結び:
これからも変わらぬご愛顧のほど、心よりお願い申し上げます。何かご不明点やご質問等ございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。

署名:
敬具,
[あなたの名前]
[貴社名]
[連絡先情報]


[このメールは、お客様のご了承なくして第三者に転送・公開しないようお願い申し上げます。]

実際のChatGPTの回答を掲載

現状のhatGPTでは、文法的におかしな部分や間違った表現をする場合もあります。
そのままコピペして送信するのではなく、一度ご自身で文面の確認もしておくと良いでしょう。
確認をして修正を加えたとしても、0から文案を作成するよりは効率的にメールの返信を行うことができます。

気を遣うメール文案を考えさせる

営業のお断り、取引先への謝罪、部下への注意、気を遣うメールもビジネスにおいて避けられない場合がございます。
気を遣い過ぎて時間も消費してしまいがちですが、ChatGPTに参考文案を作成してもらえばご自身で作成するストレスを軽減できるでしょう。

ここでも参考にして頂きたいプロンプトを紹介いたします。
(出力したい内容に合わせて、[ ]内の文言を修正ください。)

おすすめのプロンプト

[部下のAさん][叱責する]メールを作成してください。
#条件
[叱責する]内容ですが、相手を傷つけないような言い回しをする
セクションに[挨拶や結びの言葉、署名]は不要
#内容
[Aさんの遅刻]により[プロジェクトへ支障が出ている]ことを[叱責する]

では、こちらも参考までにChatGPTの実際の回答を共有いたします。

件名: プロジェクトに関するお願いとお知らせ

Aさん、

こんにちは。先ほどのプロジェクトの進捗会議で、私たちのチームが直面している問題についてお知らせしたいと思います。

まず、私たちのプロジェクトにおいて、チーム全体の連携が非常に重要であることはご理解いただいていると思います。予定通りの進行に向けて、各人の貢献が必要です。

今朝のこと、残念ながらAさんが遅刻されました。私たちの計画においては、各人の時間が大切な要素です。遅刻が発生することで、チーム全体のスケジュールに支障をきたす可能性があります。

私はAさんの尽力や貢献を高く評価していますが、今回の遅刻は私たちの目標を達成するための一歩を妨げるものとなりました。私たちは協力し合って最善の成果を出すために取り組んでいるので、今後は時間に対する意識をより高めていただきたいと考えます。

Aさんには、私たちのチームの一員としての重要性を再確認していただくことをお願いしたいです。これからも協力し合い、計画通りに進行させるために、お互いが配慮し合うことが大切です。

何かご質問や提案があれば、どうぞ遠慮なくお知らせください。私たちのチームはお互いをサポートし、成長していく場であると信じています。

よろしくお願いいたします。

最高の協力を心より願って、

[あなたの名前]

実際のChatGPTの回答を掲載

いかがでしょうか。
文脈を修正する必要は少なからずありますが、言い回しへ気を遣うという工程はかなり効率化できると思います。
是非ご活用してみてください。

拡張機能を活用する

実際のメールのやり取りで返信するメールを直接ChatGPTに作成させる方法もございます。
Googleのブラウザ「Chrome」の拡張機能を活用すると、返信の文例をかんたんに作成する事ができます。
拡張機能の利用を開始する前にChatGPTへの登録を済ませておきましょう。

拡張機能「ChatGPT Writer」の使い方

ChatGPT Writerを活用したメール返信の流れ
  • Step1
    拡張機能を追加する

    Chromeの右上にあるメニューから「拡張機能」→「Chromeウエブストアへアクセス」をクリックします。
    続いて、chromeウェブストアの検索窓より「ChatGPT Writer」を検索します。
    ※類似サービスも増えておりますのでご注意ください。
    ChatGPT Writerのページはこちら

    「Chromeに追加」をクリックします。

  • Step2
    返信したいメールを選択する

    ChromeでG-maiを開き、返信するメールの「返信」をクリックします。
    返信するメール内容を作成する画面が立ち上がります。

  • Step3
    ChatGPT Writerに返信内容を指示する

    返信する画面下部に追加した機能「ChatGPT Writer」のアイコンが増えております。
    「ChatGPT Writer」のアイコンをクリックします。


    「Briefly enter what do you want to reply」にて返信の内容を指示します。
    入力は日本語対応しておりますので日本語で問題ありません。
    最後に「Generate Reply」をクリックすると参考文面が出力されます。

  • Step4
    返信メールの本文に文章を挿入する

    出力された文章は編集可能です。
    文章を確認し加筆修正を加えるようにしましょう。

    完成した文章をメール本文に挿入する際には、「Insert generated response」をクリックします。


    簡単にメールへの返信内容が完成します。

まとめ

ビジネスメールのマナーとレスポンス早く対応する方法について解説いたしました。
メールの文面作成にはChatGPTを活用できます。

ご紹介したChatGPTのメール活用事例
  • メールのフォーマットを出力する方法
  • 気を遣うメール文案を作成する方法
  • 拡張機能を使ってかんたんに返信文章を作成する方法


レスポンスが求められるメールや気遣いが求められるメールを作成する際に是非お試しください。

記事執筆者
Kazu

営業及びマーケティングでマネジメント職に従事すること10年。
現職では法人向けに業務効率系のITツールを販売する新規SaaS事業を立ち上げから携わり、日々、取引先の業務効率向上に向けて活動しています。

(営業・マーケティング実務の主な略歴)
・toC向け通販やECサイト事業会社へ事業企画や事業戦略立案
・SaaS事業の立上げと運営
・企業が運営するコラムの企画提案や記事執筆

仕事柄での経験を通じた働き方改革や仕事術を社内向けに整理しながら、2023年2月、仕事に役立つ情報を共有するサイトとして「e-仕事ラボ」を開設。
現在はChatGPTも駆使しながら業務を進める傍ら身に付けたプロンプトの独自のノウハウをチームメンバーに伝授。
本サイトでもデジタル社会での仕事や業務効率化に役立つ情報をお届けしていきます。

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