テレワークで求められるビジネスマナーとは？オンラインでの会議や商談の注意点とポイントも解説

テレワークとは？

テレワークとは場所を問わずに働く柔軟な働き方であり、ICT（情報通信技術）の活用により実現されます。
語源は「Tele（離れた場所）」と「Work（働く）」を合わせた造語で、類似する言葉としてリモートワーク（「Remote（遠隔）」と「Work（働く）」を合わせた造語）がございます。

テレワークリモートワークを厳密に区別する必要はあまりございませんが、総務省や厚生労働省では「テレワーク」という言葉を使用しておりますので、本記事でも、ICTを活用し場所を問わずに働く働き方をテレワークと定義いたします。
企業の本社など、本拠地となる場所から離れた場所で働くこと全般を指しますので、働く場所によって「在宅勤務」や「モバイルワーク」「サテライト・コワーキング」といった区分が用いられます。

在宅勤務とは

在宅勤務とは、自宅を利用したテレワークです。
テレワークと言えば、もっともイメージされるのが在宅勤務でしょう。
コロナ禍において推奨される働き方として定着して参りました。

メリットとしては、通勤にかかっていた時間やコストを削減できること、早朝の通勤ラッシュなど満員電車によるストレスを軽減できること、などがございます。

モバイルワークとは

モバイルワークとは、自宅とオフィス以外の場所で働くこと全般を意味しますが、代表的なのは、電車での移動時間や、飛行機や新幹線による移動時間を活用した働き方があげられます。その他、カフェやレストランで合間の時間なども活用した働き方もモバイルワークです。

モバイルワークのメリットは、移動時間を利用することで時間を有効に活用できたり、食事や休憩を兼ねながら効率よく業務を進められる点です。
小型のノートパソコンやタブレットの他、スマートフォンでもできる業務はございます。

段取り良く仕事を進めるためにはスケジュールを管理することも大切な要素ですが、作業ごとに本社でやること、自宅でもできること、移動中にできること、などを分けて管理することで、より段取り良く、効率的に仕事を進めることができます。

なお、段取り良く仕事を進めるコツについては下記の記事で詳しく解説しております。
興味のある方はこちらもご覧ください。

ビジネスマナーとは？

今回はテレワークにおけるビジネスマナーについてご紹介いたします。
次にビジネスマナーの定義について解説いたします。
ビジネスマナーとは、社会人が企業や職場で働く上で必要なマナー全般の総称です。

例えば、身だしなみや服装、言葉づかいや日常の挨拶、電話の応対や名刺交換、確認すべきポイントは多岐に渡ります。
特に新入社員へは入社研修としてカリキュラムされていることも多いでしょう。

マナーとルールの違いは？

マナーと似た言葉で「ルール」があり、どちらもビジネスにおいては守るべきものですが、厳密にはどのような違いがあるのでしょうか。
マナーとは、礼儀作法として守った方が良いものであり、相手への気遣いや思いやりが大切です。

一方で、ルールとは、「守らなければならない」規則や決まり事のことをいいます。
よって、ルールは明文化されており、守らない場合の罰則なども規定されております。
マナーは明文化されていないことが多く、守らなかったからといって罰則を受けるようなことはございません。
しかしながらマナーは、「社会の潤滑油」にあたるものであり、守ることによる本人へのメリットも多くございます。

ビジネスマナーが必要な理由

ビジネスマナーは何のために必要なのでしょうか。
基礎的な内容とはなりますが確認しておきましょう。

コミュニケーションを円滑にするため

様々な人間関係のうえでビジネスは成り立っています。職場の同僚や上司、お取引先とお客様、それぞれの立ち位置や価値観がまったく異なる人とビジネスでは付き合っていく必要がございます。

その為、コミュニケーションを円滑にしていく必要性が高まりますが、言葉遣いやその場での服装や身だしなみが不適切では、良好な関係が築きにくくなってしまいます。
ビジネスマナーはコミュニケーションを円滑に進めるうえでも大切な役割を果たしています。

仕事で求められるコミュニケーション能力についてはこちらの記事で詳しく解説いたしました。興味のある方はこちらもご覧ください。

信頼を得るため

上司や取引先から信頼を得る方へはより良い仕事が集まり、自身の成長へもつながります。
その為、ビジネスにおいては関係する方々からいかに信頼を得ていくかも大切なポイントです。

電話や接客時の応対、商談での話し方、小さな一つひとつがその方の印象を作り上げていきます。
ビジネスマナーを意識しておくことで信頼を得やすくなります。

ブランド価値向上のため

電話をかけた時、訪問した時、印象の良い企業というのは、挨拶が心地良く、明るい雰囲気に自然と引き込まれます。
また受付の入口や応接室、通路のひとつひとつの清掃が行き届いていたりするのも特徴としてあげられます。
ビジネスマナーを徹底していくと、企業のブランド価値を向上させることへも貢献します。

テレワーク時におけるビジネスマナーの特徴

それでは、具体的にテレワーク時・オンラインでのビジネスマナーの特徴について確認していきましょう。

スケジュールの共有

オフィスに居れば話したい相手が席にいるのか外出しているのか、事前の共有が無くても気づけるものですが、テレワークでは相手がいつ何をしているのか、基本的には判断する材料がありません。そしてそれは相手から自分の予定についても同様です。
事前にどのようなツールでスケジュールを共有し合うのか、スケジュールの登録のルールも合わせて決めておきましょう。

そして相手がオンライン商談中なのに電話をかけてしまった、なんてことのないようにしっかりと確認し合いましょう。
また予定に変更があった場合には速やかにスケジュールを更新して共有するなど、対面の時以上に気を配ると良いでしょう。

連絡手段の使い分け

テレワークでの連絡手段と言えば、チャットツールに電話、メールがございます。
連絡の内容や相手、共有が必要な内容などで手段を使い分けていく必要がございます。
非対面では相手の状況が見えませんので、緊急でない要件で電話で相手を拘束するのは避けた方が良いです。

便利なチャットツールであっても、共有先に漏れがないか良く確認をしながら連絡するようにしましょう。

リアクションをする

対面で口頭で会話する際には、うなずいたり返事をしたりで相手の話や要望に応えますが、非対面ではそうはいきません。

対面の時以上に、相手の発言や連絡に対してのリアクションが大切になります。
チャットツールであればリアクションボタンやスタンプなどを臨機応変に使うのも良いでしょう。
また速度も大切です。仕事の要件にはそれぞれ鮮度があります。相手の発信に敬意を込めて確認したら直ぐにリアクションする心構えが大切になります。

オンラインでの会議や商談における注意点

次にオンラインでの会議や商談の際の注意点について解説します。

事前のマイクとカメラのチェック

オンラインでの打ち合わせや商談の際には、事前にマイクとカメラは必ずチェックしておきましょう。
会議が始まってから「音声が聞こえない」「話してる声が届かない」「カメラが映っていない」ということがないように、利用するオンライン会議システムの設定や使い方を確認しましょう。

またカメラと合わせて背景への映りこみや照明による自分の表情の明るさなども確認しておくと良いでしょう。

時間前にアクセスする

対面であれば会議が始まる前に会議室へ入室し席へ着席して開始を待っていたかと思います。
それはオンラインでも同様です。
10時開始だからといって10時にアクセスするのではなく、せめて5分前にはアクセスをしておきましょう。

特にオンラインではネットワークの調子などで時間がかかってしまうこともございます。
時間前にアクセスを済ませておくということを大切にしましょう。

マイクのオンとオフ

自分が発言する時以外はマイクはミュートにしておきます。周囲の音声や生活音を拾ってしまいますのでオンとオフの切り替えをしながら進行するようにしましょう。

またそもそも周囲の環境へも配慮が必要です。あまりにうるさい場所は避けるべきでしょう。
またカフェなどの公共の場所で会議は向いてませんし、周囲への迷惑にもなります。

画面共有への配慮

資料を画面共有する際にも相手への配慮が必要です。
共有される側はブラウザの都合、資料の表示サイズに限界がございます。

細かい文字などは見えにくいですので、事前に共有したり、フォントを大きくしたり工夫しましょう。
また画面操作においても、今からどのような操作をするのか口頭で伝えながら操作しなければ、見ている方が追いつかないことも想定されます。
画面共有の目的は相手へ伝えることであることを念頭に置いておきましょう。

テレワークでのコミュニケーションスキル

非対面ならではのコミュニケーションスキルがテレワークの際には求められます。

業務報告や連絡を徹底

普段から会話をするわけではありませんので、オフィスに居る時以上に、報連相（報告・連絡・相談）は意識的にするようにしましょう。
頻繁に多すぎる細かすぎる位でも十分であったりします。
その方が社員同士のつながりも大切にできてより円滑なコミュニケーションが実現できるでしょう。

画面での表情

意外に見落としがちなのが自分の画面です。
相手が発言しているのに別な作業をしてしまうのは論外ですが、相手の発言に対して適時うなずくなど反応を見せるのも大切です。

オンラインで発言する側は、伝わっているのか不安になりがちです。「聞いてます」「理解できてます」といった気持ちを伝える表情やうなづきはテレワークで特に意識したいコミュニケーションスキルです。

テレワークでおすすめのグッズ

外付けモニター

テレワークではPCでの作業時間がより一層多くなりますので、PCの作業領域は広い方が便利です。
外付けモニターがあれば、画面を並べてデュアルディスプレイとして画面を拡張できますので「調べものと資料作成用」など画面で使い分けることも可能です。
オンラインでの商談や会議でも、画面共有するモニターと会議画面用のモニターなどで使い分けることができます。

テレワークにおすすめ！外付けモニターの選び方のポイント

外付けのPCモニターを選ぶ際は、「画面サイズ」「接続端子」を確認すると良いでしょう。
画面サイズは21インチ～32インチが一般的ですが、おすすめのサイズとしては21インチです。
一般的にサイズが大きくなれば購入費用も大きくなります。21インチですと1万円以内の比較的安価な製品もあり、画面全体も一目で把握しやすい為、効率よく仕事を進めるのに適しております。また、そもそも大きすぎる画面サイズのものは、置くスペースに困ってしまう可能性もあります。21インチであれば大きすぎる事も小さすぎる事もなく快適にご利用いただけます。
次に「接続端子」です。当然ですが、パソコンの出力端子とモニターの入力端子が一致するよう手配する必要があります。端子が揃っていない場合は、変換機などが必要となります。
モニターを購入する際に付属されるケーブルがあれば、パソコン側が差せるかを確認します。
HDMIやUSB Type-Cなどパソコンによって異なりますので事前に確認しておきましょう。合わせて設置場所とパソコンまでのケーブルの長さも余裕があるかチェックしておくと良いでしょう。

ヘッドセット

オンライン会議や商談で欠かせないのがヘッドセットです。
PC備え付けのマイクやスピーカーは周囲の雑音を拾ったり、相手の声が聞き取りにくくなります。
マイクとヘッドホンがセットになったヘッドセットであれば、相手の音声をクリアに聞き取れますし、自分の音声も届きやすくなります。
ワイヤレスタイプであればデスク周りもすっきりさせる事ができます。

ノートパソコンスタンド

長時間のPC作業は姿勢に負荷がかかります。
姿勢が崩れると肩こりや頭痛にもつながり業務に支障が出てきてしまいます。
ノートパソコン用のスタンドを使うことで目線の高さを合わせて角度を調節できますので姿勢への負荷を軽減できます。

キーボード

ノートパソコンスタンドと合わせて利用したいのが外付けのキーボードです。
選び方としては、「ワイヤレスか有線か」「キーストロークの好み」「キーピッチの距離」「テンキーの有無」などがございます。
作業する環境や好みにもよりますが上記のような観点で選ぶと良いでしょう。

またキーボードを活用したショートカットキーも覚えていけば、マウス操作による業務を減らし効率的に業務を進められます。
以下の参考記事でキーボードを活用したショートカットキーをご紹介しております。興味のある方は合わせてご覧ください。

（参考）テレワークに関する総合窓口について

厚生労働省では「テレワーク総合ポータルサイト」を開設し、テレワークの導入や効果向上、テレワークを導入している企業の取り組み事例などを紹介しています。
テレワークに関するセミナーやイベントなどの様々な情報をご確認いただけますので、「テレワークをこれから導入したい」「テレワークをもっと効率的にしたい」という企業のご担当の方は、ぜひご覧いただければと思います。

テレワーク総合ポータルサイト
https://telework.mhlw.go.jp/

まとめ

ビジネスマナーを正しく使うことでビジネスを円滑に進めることができます。
特にテレワークでは、対面時とは異なるコミュニケーションスキルが必要になります。
ここで大切なのは相手への気配りという事になるのですが、対面する機会が減るテレワークではついつい忘れがちな部分もあるかもしれません。
今回の記事で振り返ってみていただければと思います。