この記事では、ChatGPTを活用して資料を作成するポイントを詳しく解説します。
実際のお仕事でご活用いただけるよう、おすすめのプロンプトもコピペできる形で掲載します。
実践的な使い方としてご参照ください。
資料や企画書の作成にChatGPTは大いに活用できます。
資料の構成をChatGPTに任せることで業務効率化にもつながります。ぜひご参照ください。
商談資料作成でよくあるお悩み
資料をつくる時、次のような悩みを持つ方も多いでしょう。
何から着手すれば良いかわからない
「パワーポイントを立ち上げてみたものの、何をどうしたら良いかわからない」
「期限が決まっているのに思うように進められない」
このように、商談資料を作成する際に何から着手すべきかわからない、という声も良く聞きます。
資料作成の第一歩として、商談のゴールと資料の目的を明確にしてみると良いでしょう。
その上で、目的に合わせて情報収集する観点をChatGPTに聞いてみるのがおすすめです。
作成に時間がかかり過ぎる
商談の目的を再確認できて、資料作成に着手しても、思うように作成が進まないという事もあります。
時間がかかる理由は、パソコン操作上の問題やパワーポイントを扱う知識や技術不足などの要因もございますが、構成が定まっていないまま作成を進めようとしているのもありがちな大きな要因です。
スライドを作成する前に、どのような構成にすべきか、アウトラインを考えてみると良いです。
上司からダメ出しが多い
ダメ出しされるポイントとしては、何を伝えたいのかが不明瞭な場合が多いです。
1スライドに1メッセージが資料作成での基本です。
各スライドで何を伝えたいのか、構成のアウトラインと合わせて確認しておきましょう。
商談資料の作成にはChatGPTを活用するのがおすすめ
商談資料作成でよくあるお悩みについては、ChatGPtを活用すれば解決できます。
商談の目的や目的に沿った情報の収集、構成のアウトラインの用意、文章の作成、など全てChatGPTで対応する事ができます。
ChatGPTを活用して資料を作成するポイントを整理してみましょう。
ChatGPTを活用して商談資料を作成するポイント
前回は商談資料を用意する時の事前準備がメインでしたね
今回は実際に資料を作成していく方法を詳しく解説します
では、商談の資料を作成する際にChatGPTを活用していくポイントを確認してみましょう。
以下でご紹介する5つのポイントさえ押さえておけば、充分に実践で活用いただけるかと思います。
活用いただく際には、それぞれのポイントごとのおすすめのプロンプトも参考にしてみてください。
会話形式で様々な質問へ回答をしてくれるChatGPT。
ChatGPTに対して投げかける質問のことを「プロンプト」といいます。
なお、ChatGPTに限らず、生成AIにおいては、望む結果を導き出すためにはプロンプトの質を向上させる必要があり、使いこなすためには良いプロンプトの事例を多く参照するのがおすすめです。
本記事でも具体的なプロンプトの事例も踏まえてご紹介いたします。
また、これからはじめてChatGPTを始めるという方もいらっしゃるかもしれません。
ChatGPTの始め方の手順は下記の記事でご確認ください。
ポイント①情報の収集と情報の分析
ChatGPTを「新たな検索ツール」として利用するのは勿体ないです。
しっかりと使いこなす事で得られる情報の質を高め、より精度の高い分析をしていく事が可能です。
商談の資料を作成する場合、競合より情報が多い方が勝ち方も検討しやすいですし、相手方からの信頼も得やすいです。
その為、商談資料を作成する上で情報収集と情報分析は大切なポイントとなります。
ChatGPTに商談資料の作成で情報収集や情報の分析を依頼する際におすすめのプロンプトはこちらです。コピーペーストしてお使いください。
※「 」の部分は実際のシチュエーションに合わせて変更ください。
商品の提案で商談を行います。
競合に勝ち、案件を取得するための資料作成を手伝ってください。
事前にどのような視点で情報収集と情報分析を行っておくべきか教えてください。
以下の制約条件を基に出力してください。
#制約条件:
・自社の商品は「 」
・ターゲットの会社の規模は「従業員数 人規模」
実際に事例として、自社の商品をオフィス用のパソコン、ターゲットの規模を従業員数500人規模、とし質問をしてみました。
こちらのプロンプトに対しては下記のような回答となりました。
商談に臨む際に競合に勝ち、案件を取得するためには、事前の情報収集と情報分析が重要です。以下の視点で情報を収集し、分析することをおすすめします。
- ターゲット企業のニーズと課題:
- ターゲット企業が抱えるIT関連の課題やニーズを特定します。例えば、従業員数500人規模のオフィスでは、ITインフラの拡充やセキュリティ対策、効率的な業務処理などが重要な要素となる可能性があります。これらの課題を把握することで、自社の商品がどのように役立つかを提案する際に活用できます。
- 競合他社の商品と差別化ポイント:
- 競合他社が提供しているオフィス用パソコンについての情報を収集し、自社商品との差別化ポイントを見つけます。価格、性能、サポート体制、ブランド価値など、顧客にとって重要な要素を把握することで、差別化を図った提案を行うことができます。
- ターゲット企業の予算と優先事項:
- ターゲット企業の予算範囲やIT投資の優先事項を理解します。大規模企業であっても、予算に限りがある場合があります。自社の商品がターゲット企業の予算と優先事項に適合するかを確認し、提案内容を最適化します。
- ターゲット企業の過去の取引実績や評判:
- ターゲット企業が過去に取引したIT関連の企業や商品、その評判を調査します。過去の取引実績や評判から、ターゲット企業が好む特定の特性やサービス品質を把握し、提案内容に反映させることが重要です。
- 市場動向とトレンド:
- IT業界の最新のトレンドや市場動向を把握します。テクノロジーの進化や新たなニーズの出現、競合他社の新商品の登場などが自社の提案に影響を与える可能性があります。最新の情報を把握し、提案をアップデートすることが必要です。
これらの視点に基づいて情報収集と情報分析を行い、ターゲット企業に最適な提案資料を作成することで、商談に成功し案件を取得する可能性が高まります。
実際のChatGPTの回答を掲載
このように、どのような観点で情報収集し分析していくべきかを押さえることができます。自分では気づけない観点や方向性も出力されますので、漏れのない情報収集が実現できます。
また、出力された回答を引用し、掘り下げた質問を繰り返していくのも効果的です。
IT業界の市場動向とトレンドについてどのような観点で情報収集すると、商談を有利に進めるための気づきがありそうですか？
例として、先ほどのChatGPTの回答にあった「5.市場動向とトレンド」を引用したプロンプトを指示してみました。この引用例のポイントは、「商談を有利に進めるための気づき」と、具体的にほしい情報を明示することで、より実用性の高い回答を得られるようにしているところです。
この引用して質問を掘り下げた際のChatGPTの回答は次のとおりです。
IT業界の市場動向とトレンドについて情報収集する際に、以下の観点で情報を収集すると商談を有利に進めるための気づきが得られる可能性があります。
- 新技術とイノベーション:
- 最新の技術動向を把握することで、革新的な提案ができる可能性があります。例えば、人工知能（AI）、ブロックチェーン、クラウドコンピューティング、IoT（モノのインターネット）などの分野で進化している技術を活用した提案が考えられます。
- デジタルトランスフォーメーション:
- 企業がデジタル化を進める中で必要とされるソリューションに焦点を当てます。データ分析、自動化、デジタルセキュリティ、顧客エクスペリエンスの向上などのトレンドが企業にとって重要なポイントとなる場合があります。
- グリーンITとサステナビリティ:
- 環境への配慮が高まる中、エネルギー効率の良い製品や再生可能エネルギーの利用など、環境に配慮したITソリューションの需要が増えています。ターゲット企業がサステナビリティを重視している場合、それに応じた提案が有利に働く可能性があります。
- セキュリティとプライバシー:
- データ漏洩やサイバーセキュリティへの対策が重要視される中、強固なセキュリティ対策やプライバシー保護が求められています。ターゲット企業がセキュリティ重視の傾向にある場合、安全性に特化した提案が有利になるかもしれません。
- 産業別の特性:
- IT業界は多岐にわたる産業にサービスを提供しています。特定の産業に特化したニーズや課題を把握することで、それに合った提案を行うことができます。例えば、医療業界ではデータセキュリティとHIPAAコンプライアンスが重要であり、製造業ではIoTや自動化の導入が求められることがあります。
- コンカレントマーケット分析:
- 競合他社の動向を把握し、彼らが提供している商品やサービスとの差別化点を見つけることが重要です。類似の商品を提供する競合がいる場合、その差別化を強調した提案を行うことで、商談を有利に進めることができます。
これらの観点を踏まえて、IT業界の市場動向とトレンドを把握することで、ターゲット企業に適切な提案を行い、商談を有利に進めることが期待できるでしょう。
実際のChatGPTの回答を掲載
以上のように情報収集や情報分析においてChatGPTを活用できます。
ポイント②構成のアウトライン
では続いて、資料の構成のアウトラインをChatGPTに依頼してみましょう。
ここでも具体的なプロンプトの事例をご紹介いたします。
ご紹介するプロンプトでは、「導入からクロージングまで」と指示する事で構成のすべてを網羅的に出力させることができます（漏れがない状態）。
また、そもそも要点を整理するのが得意なのがChatGPTです。回答が重複するという事もほとんどないのが特徴です（ダブりもない状態）。
以上の観点を押さえておけば、いわゆるMECEな内容で商談資料をまとめていくことができます。
それでは、実際のプロンプト例をみてみましょう。
（制約条件の部分は実際のシチュエーションに合わせて変更ください。）
商品の提案で商談を行います。 競合に勝ち、案件を取得できる資料作成を手伝ってください。
以下の制約条件を基に、導入からクロージングまで構成してください。
#制約条件
・提案する商品はオフィス用のパソコン
・ターゲットは従業員500人規模の医療機器メーカー
こちらのプロンプトでは次のような回答を得ることができました。
了解しました。競合に勝つための商品提案と資料作成を行いますね。以下は、導入からクロージングまでの構成案です。
- 導入
- 会社紹介：提案する商品を導入する会社の概要や実績を説明します。信頼性と安定性をアピールしましょう。
- ターゲット企業の課題：医療機器メーカーにおけるオフィス用パソコンの導入が必要な理由を明確にします。業務の効率化やセキュリティの強化など、ターゲット企業の課題を具体的に列挙しましょう。
- 商品紹介
- パフォーマンスとスペック：提案するパソコンの性能やスペックを強調します。高速処理や大容量ストレージなど、ターゲット企業のニーズに合った特長を示します。
- セキュリティ：医療機器メーカーは機密情報を扱っているため、強固なセキュリティ対策が必要です。提案する商品のセキュリティ機能や保護策について詳細に説明します。
- 導入事例
- 他の医療機器メーカーでの導入事例を紹介します。実際の成功例を挙げることで、商品の信頼性と効果を証明しましょう。
- 提案のメリット
- コスト削減：提案するパソコンの導入によるランニングコストの削減効果を示します。省エネルギー性やメンテナンスの容易さなど、コスト面でのメリットをアピールします。
- 生産性向上：高性能なパソコンによって業務効率が向上することを強調します。ターゲット企業の業務に合わせた具体的な利点を示します。
- アフターサポート
- 導入後のサポート体制を説明します。トラブル対応や保証に関する情報を提供し、安心して導入できる環境を整えましょう。
- クロージング
- 最後に、提案を受け入れることの利点を強調します。特別なキャンペーンや割引、限定条件など、決断を促す要素を提示します。
- また、質問や懸念点があればそれに対して対応できるように、担当者の連絡先を明示して終了させると良いでしょう。
以上の構成で、競合に勝つための商品提案資料を作成することができます。ターゲット企業のニーズに応じた具体的な情報を盛り込むこと
実際のChatGPTの回答を掲載
スライドのタイトルと書くべき内容を的確にまとめてくれます。
プレゼンテーションの資料では、論理的に筋の通った構成が求められますが、論理的思考で考える部分をChatGPTに依頼していく事で時短で作業を進めていく事ができます。
ポイント③スライドごとの文章作成
全体の構成がまとまったら次は、各スライドにどのような内容を書くべきか質問していきます。
構成のアウトラインの回答に続ける形で次のプロンプトを指示しましょう。
アウトプットの形も文章が良いのか、箇条書きが良いのかはお好みで指定していくと良いです。
では実際のプロンプトの事例をご覧ください。
構成案に沿って作成する商談資料において、スライドごとに書くべき内容を教えてください。
パワーポイントへコピーペーストできる文章で出力してください。
以下は、商談資料用のパワーポイントのスライドごとに書くべき内容の例です。コピーペーストできる文章を提供します。各スライドのタイトルも含めて記載していますので、適宜修正してください。
スライド1: カバースライド
[会社名またはロゴ] オフィス用パソコン提案資料スライド2: 導入
導入 弊社は、オフィス用パソコンの提案をさせていただきます。
従業員500人規模の医療機器メーカーで、オフィスの業務効率化とセキュリティの強化を目指すために最適なソリューションを提供いたします。スライド3: ターゲット企業の課題
[会社名またはロゴ] ターゲット企業の課題 医療機器メーカーにおけるオフィス用パソコンの導入が必要となっている主な課題を以下にまとめました。
1. 業務の効率化と生産性向上の必要性
2. 機密情報のセキュリティ確保
3. コスト削減とランニングコストの最適化スライド4: 商品紹介 – パフォーマンスとスペック
[会社名またはロゴ] 商品紹介
– パフォーマンスとスペック 提案するパソコンは以下の特長を備えております。
– 高速処理とパワフルな性能
– 大容量ストレージ
– マルチタスクに対応
– 信頼性のあるブランド製品スライド5: 商品紹介 – セキュリティ
[会社名またはロゴ] 商品紹介
– セキュリティ 医療機器メーカーで重要な機密情報を扱う際に必要なセキュリティ対策を以下に示します。
– ハードウェア暗号化によるデータ保護
– 生体認証によるアクセス制限
– 最新のセキュリティパッチの自動適用
– 不正アクセスからの保護と監視スライド6: 導入事例
[会社名またはロゴ] 導入事例 他の医療機器メーカー様でも弊社のパソコンを導入いただいた成功事例がございます。
– 企業A社：生産性向上により業務処理時間を30%削減
– 企業B社：セキュリティ対策により情報漏洩ゼロを達成（以下、略）
実際のChatGPTの回答を掲載
そのままコピーペーストできるのは便利ですね
今回の回答では、スライドごとの文章をクリックでコピーできるように出力してくれました。
気が利く社員すね！
導入事例などは実際の事例で置き換えていく必要はございますが、参考文案として十分に活用できる内容が出力されます。
これでほぼ、商談のプレゼンテーション資料が完成となります。
ポイント④スライドに使う画像の検討
以前に刺さるプレゼンテーションのコツでも解説しておりますが、文字数は長くしすぎない方がプレゼンテーション資料としては望ましく、デザインや画像などの視覚的要素も刺さるプレゼンテーションでは大切です。
デザインのイメージも合わせて指示してアドバイスをもらってしまうのもおすすめです。
レイアウトについてもアドバイスをお願いします。
それぞれのスライドのデザインイメージを文章で出力してください。
商談資料のレイアウトについてのアドバイスと各スライドのデザインイメージを以下に出力します。ただし、文章での説明のため、具体的なデザインや色などは参考としてイメージしてください。
アドバイス： 商談資料のレイアウトは、シンプルでわかりやすいデザインを心がけることが重要です。以下の点に留意して、資料を見やすく魅力的に仕上げましょう。
- カラーパレットの統一: 会社のブランディングに合わせたカラーパレットを使用し、統一感を持たせます。
- フォントの選定: 場合によっては2つのフォントを使用し、タイトルと本文を区別します。選んだフォントは読みやすいものを選びましょう。
- 適切な使用画像: 商談内容をサポートするイメージや商品の写真を適切な位置に配置します。著作権に注意しつつ、高品質の画像を選びましょう。
- ビジュアル要素の活用: グラフやチャート、アイコンなどのビジュアル要素を使って情報をわかりやすく伝えます。
それでは、各スライドのデザインイメージを文章で出力します。
スライド1: カバースライド
- バックグラウンドカラーは、会社のロゴやブランディングに合った色を使用。
- 会社名またはロゴを大きく配置して目立たせます。
スライド2: 導入
- タイトル部分は大きな見出しフォントを使って、「導入」と一目で分かるようにします。
- 会社のロゴやブランドカラーを控えめに配置。
スライド3: ターゲット企業の課題
- 「ターゲット企業の課題」という見出しを目立たせるため、大きな見出しフォントを使用。
- 列挙する課題を箇条書きで示し、視覚的に把握しやすくします。
スライド4: 商品紹介 – パフォーマンスとスペック
- 商品の特長を箇条書きで示し、スペック部分は表形式で整理。
- 商品の画像を横に配置し、視覚的に商品をイメージしやすくします。
（以下、略）
実際のChatGPTの回答を掲載
回答で得られたレイアウトイメージを参考にしながら実際の資料を作成しいくと、効率よく資料作成を進められます。
ポイント⑤トークスクリプトの用意
商談資料作成においてはこれまでご紹介したプロンプトだけでも、資料のたたき台としては充分ですし業務効率化を進められますが、更にプレゼンテーションの台本作成もお願いしてみましょう。
刺さるプレゼンテーションを行うには台本の準備も欠かせません。
実際のプロンプト例を見てみましょう。
プレゼンテーションを行う際のトークスクリプト台本を作成します。
以下の条件で台本を考えてください。
#出力条件
アップルのスティーブ・ジョブズのようなプレゼンテーション
日本語で出力
スティーブ・ジョブズ風のプレゼンテーション台本を日本語で作成します。以下がトークスクリプトの例です。
[スライド1：カバースライド] [プレゼンターがステージに登場し、会場に向けて笑顔で目を見渡す。] プレゼンター：みなさん、こんにちは！[会社名]の提案資料へようこそ。[プレゼンターの名前]と申します。今日は、オフィス用パソコンの提案についてお話しいたします。それでは、さっそく始めましょう！
[スライド2：導入] プレゼンター：弊社は、日本の医療機器メーカー様向けに、革新的なオフィス用パソコンの提案をさせていただきます。この素晴らしい製品によって、みなさまの業務効率化とセキュリティ強化を実現することができます。
[スライド3：ターゲット企業の課題] プレゼンター：さて、みなさんの企業にはさまざまな課題があることでしょう。業務の効率化、セキュリティ強化、そしてコスト削減など、私たちが共有する課題は多岐にわたります。
[スライド4：商品紹介 – パフォーマンスとスペック] プレゼンター：これが、私たちの提案するオフィス用パソコンです。高速処理、大容量ストレージ、そして優れたパフォーマンス。この製品が、みなさまの業務にどれほど貢献できるか、ぜひお確かめください。
（中略）
[スライド10：クロージング] プレゼンター：最後に、みなさまにお願いがあります。この革新的なオフィス用パソコンが、みなさまの企業にもたらすメリットを確信していただけましたでしょうか？私たちは、みなさまの成長と発展を支援するためにここにいます。ぜひこの機会に、素晴らしい製品を導入してみてください。
プレゼンターが笑顔で会場に向かい、拍手を受けながら退場する。
このようなトークスクリプトを元に、スティーブ・ジョブズのような魅力的なプレゼンテーションを行うことができると思います。大切なのは自信を持って語ることと、観客とのコミュニケーションを大切にすること。ぜひ練習を重ね、素晴らしいプレゼンテーションを成功させてください！
実際のChatGPTの回答を掲載
まるで映画の演出家ですね
指定するロールモデルによって内容が変わります。
色々な人物で試してみるのもおすすめです。
企画書等にも応用が可能
今回は商談資料を題材としておすすめのプロンプトの事例と回答例を紹介いたしました。
ChatGPTを活用する事で商談資料作成にかかる時間は大幅に削減いただけます。
なお、目的やタイトルを企画書などの別のパターンに置き換えていただければ、それぞれに沿った回答が出力されます。
業務の様々な資料作成でご活用ください。
商談資料に求められる論理的構造
商談資料を作成する時には、伝えたいメッセージと、メッセージを支える根拠が論理的に成立しているか確認する必要がございます。
ChatGPTは論理的な思考を整理する上でも役立つツールです。
論理的思考とは
ここで、論理的思考（ロジカルシンキング）について確認しておきましょう。
論理的思考とは、物事の結論と根拠における論理的なつながりを捉え、物事の本質を理解する思考法です。
「道筋を立てながら考えていく方法」と捉えていただけえれば問題ありません。
体系的に道筋を立てて考えることで、物事への理解を深めることができますし、相手へ物事をわかりやすく伝えていけるメリットがございます。
論理的思考の鍛え方や実践の仕方は下記の記事で詳しく紹介しております。
MECEとは
論理的思考を活かして課題解決する上で欠かせないのが「MECEで物事を捉える」という事です。
MECEとは、簡潔に言えば「漏れなくダブりなく考える」という事で、物事の全体の要素を漏れもダブりも無い状態で整理していくための考え方です。
MECEについては下記の記事で詳しく解説してますので合わせてご覧ください。
商談の資料がMECEであるべき理由
様々な仕事の場面でMECEである事は求められますが、自社の売上や利益につながりやすい「商談」の場では、特にMECEである事が求められます。
商談で伝える内容、それをまとめた資料の構成、それらを漏れなくダブりなく整理しておく事で、相手方に自社の魅力を網羅的に且つわかりやすく伝えていく事ができます。
自社の魅力が伝わり理解が深まる事は、勝てる商談にするための大切なステップのひとつです。
しっかりとMECEで伝えるべき事と資料の内容を整理しておくと良いでしょう。
なお商談の資料作成など事前準備におけるポイントは以下の記事で詳しく解説してますので参考にしてみてください。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
商談資料を作成する際にChatGPTに対してどのような作業を任せる事が出来るのか、そしてその指示の仕方はどのようにすべきかを詳しく解説いたしました。
今回ご紹介したプロンプトを活用いただければ、資料作成から資料に沿った台本の準備までこれまでよりも時間を大きく短縮しながら作業を進めていただけるかと思います。
ぜひ一度お試しください。
またChatGPTをまだ始めていない、という方はこの機会にOpenAIのサイトよりアカウントご登録をお済ませください。
なお始め方の手順はこちらの記事にて詳しく解説しております。