刺さるプレゼンテーションのコツとは？資料やスライドの作成方法と話し方について解説

プレゼンテーションとは？

プレゼンテーションとは、相手へ理解を求める情報伝達手段のひとつで、主には、自分や自社の提案や企画を伝えたり、テーマに沿った情報を伝える際に用いられます。
一般的にはプレゼンと略されることが多いです。
良いプレゼンとは、相手へ理解を求め納得を得て、相手の行動を促すことができるプレゼンです。
良いプレゼンを行うためには相手の要望や悩みをしっかりと把握しておき、それに答える内容をわかりやすく、そして簡潔に伝える技術が必要です。
プレゼンを実際に行う際には、プロジェクターなどで資料をスクリーンに投影したり、手元資料として配布したりして説明を行います。

「刺さる」状態とは？

良いプレゼンであれば、「プレゼンが刺さる」とか「刺さるプレゼン」という表現が用いられることが多いです。
では「刺さる」とはどのような状態であるのか定義してみましょう。

相手を良く知り、相手の悩みや課題に答えている状態

まず、プレゼンとは誰かしら聞く側となる相手がいます。
よってプレゼンは、好き勝手に自分の話したいことを話せばよいのではありません。
聞いてくださる相手がどのような方で、どのような事へ悩みや課題を持っているのか、しっかりと認識しておくようにしましょう。
そして、認識した相手の課題に対して、答える内容をプレゼンとして準備するようにしましょう。

相手に内容が伝わっている状態

次に相手に、自分のプレゼンした内容が伝わっている必要がございます。
結論が見えずにダラダラと話してしまったり、何を伝えたいかがぶれていては、相手には内容が伝わりにくいです。
また話す時の声が小さすぎたり、あまりに早口ですと内容の理解が追い付かない可能性もあります。
その他、専門用語を乱用し過ぎては、そもそも内容を理解できなくなります。
相手に内容が伝わってこそのプレゼンである、ことを念頭に置いておきましょう。

相手の行動を促せている状態

相手の悩みや課題に答える内容で、その内容が相手に伝わっていれば、それなりに「刺さった状態」であるとは言えるでしょう。
しかし、プレゼンのゴールは大抵の場合、相手に行動を促す必要がございます。
お取引先への商品やサービスのプレゼンであれば、相手から発注や申し込みといった、具体的な行動がプレゼンの求めるゴールです。
今回は、相手の行動を促せるプレゼンについて、ポイントを解説していきます。

刺さるプレゼンテーションのメリット

刺さるプレゼンができるようになると、どのようなメリットがあるのでしょうか？
いくつかご紹介いたします。

お客様やお取引先様から信頼を得られる

一つ目のメリットは「信頼」です。
刺さるプレゼンは聞き手にとっても役立つ情報であったり課題の解決策であったりします。
共感いただける内容であればある程、お客様側からもプレゼンを用意して頂いた感謝の気持ちが生まれやすく、信頼につながって参ります。
信頼は、次の仕事へもつなげやすい利点がございますので、信頼を得るという事はより仕事の成果を高めることにもつながります。

業績が向上する

プレゼンによって成し遂げたいゴールに提案を通すことであったり、商品やサービスを購入いただく、というのもございます。
より多くの方に提案を受け入れていただいたり、商品やサービスを購入いただくことは、会社の業績に直結いたします。
刺さるプレゼンは業績向上へも貢献します。

自分の評価や価値が高まる

お客様から信頼を得て、業績向上へも貢献できますので、自分への評価や社会での価値も高まります。
評価や価値が高まることで新たなチャレンジもしやすく良い循環へつなげていくことができるでしょう。

プレゼンテーションの形式

プレゼンテーションは、行う場所や規模、人数によって形式が異なります。
プレゼンテーションの形式に合わせて特徴を押さえておく必要もございます。
そこでプレゼンテーションの形式について概要とポイントをご紹介いたします。

面談形式

わかりやすい事例としては就職活動での面談や上司との1 on 1面談がございます。
1対1や1対2など少人数で構成されるプレゼンテーションの形式です。
プロジェクターなどの機器やマイクなどを使うことなく、対面で向き合って行われます。
プレゼン用の資料も用いられないケースがほとんどでしょう。

面談形式では、相手が目の前にいる分、反応も確かめやすい利点がございます。
相手の反応に合わせて自分の考えや主張に抑揚をつけながら伝えていくと良いでしょう。

会議形式

会議室に4名～10名程度が集まり行われるプレゼンテーションの形式です。
手元に印刷した資料を配布したり、自身のパソコンで資料を確認しながら行われます。

会議形式では、聞き手側は質問がしやすいという特徴がございます。
質問の時間をうまく設けながらより納得感を高められるように進めていくと良いでしょう。

講義形式

一般的な実務で機会が多いのはこの講義形式か会議形式化と思います。
講義形式は教室型で着席した聞き手に対して前方のスクリーンなどを用いながらプレゼンテーションを行います。
参加者も20名～30名などの規模になるケースも多く、話す声の大きさや速さにも気を配る必要がございます。
最後列の方へ情報をお届けする、という気持ちを大切に進めると良いでしょう。

講演会形式

大会場を手配して行われるプレゼンテーションの形式です。
大画面でのスクリーンに資料を投影しながら、マイクも使って行われるケースがほとんどです。
スライドの操作、マイクコントロールなど会場運営の担当とも入念な打ち合わせや準備が必要となります。
聞き手との距離も大きくなるため、話し方も含めて工夫が求められます。

プレゼンテーション資料作成のコツ

それでは具体的に刺さるプレゼンテーションについて確認していきましょう。
まずはプレゼンに使用する資料について、私自身も日々実践している「資料作成のコツ」からご紹介いたします。

メッセージを明確にする

メッセージとは、相手に伝えたい内容で、伝わる事で相手の理解と行動と共に実現させたい内容です。
プレゼンには、プレゼン全体におけるメインメッセージと、各スライドやパートごとにおけるサブメッセージがございます。
よって、全体で伝えたいメッセージと、スライドやパートごとで伝えたいメッセージを明確にしておく必要がございます。
メッセージは「○○すべきである」というような「主張」で表現できますが、大切なのはその「根拠」も示しておくことです。
「△△であるため、○○すべきである」という構造です。
以前、論理的思考についての記事で「結論」と「理由」の関係性についてご紹介しましたが、「主張」と「根拠」も同じような関係性にあります。
自分の言いたい主張ばかりではなく、なぜそうなるのか、という根拠も提示することでプレゼンの質は大きく高まります。
メッセージは「主張」と「根拠」で明確にしておきましょう。
なお、全体のメインメッセージは、スライドやパートごとにおけるサブメッセージに支えられているという関係性がございまいす。
よって「メインメッセージ＝主張」と「「サブメッセージ＝根拠」という構図が理想的な資料の構成となります。

スライド1枚に対して1メッセージ

メッセージを明確にすることができましたら、次はスライドにメッセージを整理していきます。
各スライドごとのメッセージを明確にし、メッセージを入れていきましょう。
ここで重要なのが、1スライドに1メッセージとする、ということです。
1枚のスライドで伝えられる情報量には限りがあります。
1スライドに1メッセージに絞ることでノイズが少なく確実にわかりやすい内容とすることができます。

基本の構成を押さえる

プレゼンで伝えるべきメッセージが明確になり、各スライドごとのメッセージに落とし込めたからといって、直ぐにパワーポイントなどで作り始めるのではなく、一旦、全体の基本の構成を押さえておくようにしましょう。
ここでは序論、本論、結論、と分解して押さえておくことがおすすめです。この三段階の構成で伝えるべき内容を整理できていれば、ストーリーとしてつながりやすい資料作成を進めやすくなります。

序論とは

プレゼンの導入部分でありイントロダクションとも呼ばれます。
どのような内容のプレゼンであるのか、なぜそのテーマでプレゼンするのか、などを簡潔に伝える部分です。
序論で聞き手の関心を高めることで、プレゼンの最後まで集中して聞いていただきやすくもなります。
全体の流れをアジェンダとして紹介したりするのも序論の役割です。

本論とは

最も伝えたいメインとなる部分が本論です。
ここでは先ほど紹介した「主張」と「根拠」ストーリーとして展開させていきます。
根拠では実際の数字のデータやグラフなども活用し、より具体的に伝えるための資料ページが大切となります。

結論とは

結論はプレゼンのまとめの部分です。締めくくりとして、プレゼンにおけるテーマや主張を再度繰り返しておくと良いでしょう。
結論がわかりやすい、というのは相手へ刺さるプレゼンをする上で必要な要素です。
結論を意識して基本的な構成を組み立てるようにしましょう。

色は3色に抑える

プレゼン資料は統一感がある方が聞き手は見やすく内容を理解しやすいです。
その為、使用する色は3食、多くても5色くらいに留めるようにしましょう。
ここでは3色のそれぞれの役割について解説いたします。

メインカラーとは

プレゼンの資料で使う色のひとつ目はメインカラーです。
資料全体のイメージカラーとなる色です。
企業で言えばコーポレートカラーとなります。
資料では、タイトルや見出し、アイコンなどで用いられます。

サブカラーとは

資料内で通常用いられるテキストや図形などのオブジェクトへ使用されるのがサブカラーとなります。
次に紹介するアクセントカラーよりも淡いか暗い系統の色が用いられます。

アクセントカラーとは

重要度が高く、強調して伝えたいテキストや図形などのオブジェクトへはアクセントカラーとしてサブカラーよりもはっきりとした色合いを使用します。
どこが重要なのかを伝えるためのカラーとなりますので、赤やオレンジなどの色が用いられることが多いです。

文字数を長くし過ぎない、冗長な表現は避ける

資料を作成する際に陥りがちなのが、調べたことや伝えたいことをダラダラと長い文章で書いてしまうことです。
そもそも文章が必要以上に長い状態は、伝えたいメッセージが明確になっていない可能性がございます。
文章は短く簡潔に、プレゼンの資料では意識して短くまとめる工夫を心がけましょう。
具体的にはタイトルは13文字から多くて15文字位で一行に収め、それぞれ説明文として30～40文字程度でまとめると良いでしょう。
また1ページあたりの文字数も多くなりすぎないよう、図解できるものは図でまとめたり、冗長な表現は避けるのが望ましいです。

テーマに関係ない余計な情報は削り、相手の理解度や習熟度に合わせて編成を考えなおしたり、シンプルに文章をまとめていけるよう工夫しましょう。

データや根拠を明示する

メッセージへの理解を求めるためには、主張を支える根拠がしっかりとしている必要がございます。
この根拠となる数字やデータ、外部調査の出所はしっかりと明示しておきましょう。
また主張に関連しない根拠を用いるのはしないよう注意しましょう。

プレゼンの話し方のコツ

では次に、実際にプレゼンで話す際に意識しておきたいポイント、刺さるプレゼンの話し方のコツ、について開設いたします。

伝えたいメッセージやテーマを確認しておく

先ずはプレゼンをする目的の再確認です。
何を伝える場であるのか、伝えたいメッセージやテーマを振り返って、その内容をいかにして伝えるか、を意識しておきましょう。
例えば、既存事業の生産性向上のためにクラウドサービスを導入する、という内容であれば、「私たちはこのクラウドサービスを導入すべきです。」「なぜならば○○」と伝えたい主張と根拠を整理して話せるようにしておきましょう。
メインとなるメッセージがあいまいな状態で話始めるのは絶対に避けましょう。聞き手は何を言いたいかと掴もうと聞いてくださります。どこが結論？と疑問を持った状態では、どんなに良いデータや調査があったとしても、その内容はほとんど記憶に残らず、プレゼンとして良い結果へつなげられなくなります。
伝えたいメッセージやテーマは明確に、そして話しはじめる前に改めて確認しておきましょう。

伝えたいメッセージへのストーリーを作る

メッセージへつながるストーリーを作り上げておくのも大切です。
話しはじめの出だしで、聞き手の心をつかみ、納得感のある根拠を積み重ねて、結論を明確に示すという一連のストーリです。
例えば、先ほどの既存事業の生産性向上がテーマであれば、「この数字をご覧ください。当事業の労働生産性の推移です」などインパクトを与えられる事実や数字があれば、冒頭に入れることで聞き手の心を刺激し、その後のストーリへの共感を得られやすくなります。

スライドは読まない

講義形式や講演会形式のプレゼンテーションの場合は、資料で用意したスライドを投影しながら進めることになります。
この際に、スライドに書かれている文章は読まないよう心がけましょう。
スライドは読ませるのではなく見せるものです。そもそも読む前提のスライドは効果的ではありません。
話す際もスライドは見せておき、自身の主張をスライドには書かれていない内容で伝えた方が刺さるプレゼンテーションが実現できます。

聞き手の目を見て話す

少人数での会議形式のプレゼンはもちろん、会場に複数の聞き手がいる講演会形式のプレゼンであっても、会場全体を見渡すようにするなど、聞き手へ目線を配るということを大切にしましょう。
目線の配り方があることで、聞き手は自分に向かって話してくれていると感じ、集中して話を聞いてくれるようになります。

大切なポイントを繰り返す

大切なポイント、伝えたいメッセージは繰り返し伝えると良いでしょう。
特にメインのメッセージははじめに結論として伝え、最後に締めくくりとして再度繰り返し伝えることで、より印象に残りやすいプレゼンとなります。

オンラインでのプレゼンテーションのポイント

以前に、ビジネスマナーのテーマで「オンラインの会議や商談」におけるマナーをご紹介したことがございました。
最近ではテレワークを導入する企業も増えてきておりますので、オンラインでのプレゼンテーションについても、改めてポイントを振り返っておきましょう。

事前の確認を怠らない

対面でのプレゼンテーションであっても、事前の確認として、用意した資料の投影方法や配布方法、話す際の立ち位置やマイクの有無、スライドの操作をどのように行うのか、あるいは依頼するのか、など、確認すべきポイントはたくさんございます。
オンラインでも同様です。
ご自身のカメラとマイクのチェックはもちろん、ネットワークの状態や周囲のノイズの状況、画面共有のボタンや共有する際の操作方法など、事前に確認すべきポイントをしっかり押さえておきましょう。

早めに会議ルームを立ち上げておく

テレワークでのビジネスマナーについて解説した際にも「時間前にアクセスする」ことの大切さについてふれておりました。
聞き手の方はホストとなるプレゼンターの方がアクセスしなければ、設定した会議ルームへ入室できないことが多いです。
オンラインでプレゼンテーションを行い、ホストとして聞き手を招き入れるのであれば尚更ですが、時間前にアクセスしてゲストをお待ちしましょう。

カメラ目線で話す

対面でも目配りに近い考え方がオンラインでも同様にございます。
オンラインでは自分の目線が相手にどう映っているかは確認しにくいですが、カメラ目線を心がけておくことで、常に目線が相手に向かう状態とすることができます。
意外に見落とされやすいポイントとなりますが、カメラ目線でにすることで、聞いて下さる相手へ目線が向くようにしましょう。

サブモニターも活用する

画面をデュアルディスプレイとして活用できるサブモニターを予め用意できるのであれば用意しておきましょう。
特に自分自身の画面を共有して進める場合、サブモニターがあると一方の画面を資料の投影用、もう一つを確認用と使い分けられます。

プレゼンテーションの失敗事例

では、最後にプレゼンを行う際にやってしまいがちな失敗のパターンをご紹介いたします。
プレゼンで失敗しないように確認しておきましょう。

練習不足

どこでどう話すのか、どのように話始めるのか、あるいは資料をどう見せていくのか、練習を重ねておくようにしましょう。
資料を作成している時は話せるつもりでいても、いざ話始めると、要点がまとまりきっていなかったりもします。
プレゼンの機会を大切にするために、練習不足にならないよう注意しましょう。

資料にメッセージが無い

繰り返しになりますが、プレゼンでは伝えたいテーマや主張が明確に存在するものです。
メッセージが無いブレゼンは、何を伝えたいのかが聞き手にはわからず、成功する（刺さる）プレゼンはできなくなります。
聞き手へ伝えたいプレゼンの目的やテーマは必ず押さえておきましょう。

結論があいまい

上記と同じようなお話とはなりますが、結論があいまいなままではプレゼンの内容が刺さりにくいです。
より具体的な結論で、どう相手へ行動を促すのか、明示できているプレゼンの方が刺さりやすく成功しやすいです。

プレゼンは相手へのプレゼント

プレゼンテーション（Presentation）の語源は、プレゼント（Present）です。
聞き手となる相手を意識し理解したうえで、相手に喜んでいただけるプレゼントを渡すというのが、本来のプレゼンテーションの心構えであるということです。
相手へのプレゼントとして、喜ばれるものを贈ることができるよう、用意する資料、伝える言葉やフレーズ、準備や練習に心を込めるようにしましょう。

まとめ

今回はプレゼンテーションをテーマに、どのように刺さるプレゼンテーションを普段のお仕事の現場で実践していくのか、そのコツやポイントについて解説いたしました。刺さるプレゼンテーションは特別な能力ではなく、コツを押さえていくことでどなたでも身に付けられるビジネススキルです。
プレゼンテーションの機会はどのような職種、立場でも訪れるものであり、それは大抵は、自身の仕事やキャリアにおいて大切な機会でもあることがほとんどです。
刺さるプレゼンテーションで相手へのプレゼントができれば、それは自分自身へのプレゼントとしても有益な財産とできるでしょう。
ご紹介した内容を是非、実践してみていただければと思います。