なぜビジネスマナーは必要なのか？必要性と身に付けるメリットや身に付ける方法を解説

マナーとは

まず、マナーについて確認しておきましょう。
ビジネスマナーとは、一言にまとめると、ビジネスの場での適切な振る舞いや作法全般を指します。

よって、ビジネスにおいては欠かせないスキルであり知識です。
会社の新入社員向け研修などでも、必ずといって良いほど、カリキュラムに構成される要素です。

しかし、ビジネスマナーを正しく理解するためには、そもそもマナーやその他の関連する用語との違いを知ることも大切です。

はじめに、マナーと類似する用語について違いを説明いたします。

ルールとの違い

マナーは単なるルールではありません。
ルールは法的な規定に基づいていますが、マナーは社会的な期待や習慣に基づいています。

ビジネスマナーは法的な要求ではなく、むしろ相手に好印象を与えたり、円滑なコミュニケーションを取るための一種の指標であり、ある意味、コミュニケーションスキルと言えます。

エチケットとの違い

社会的な規範としてエチケットという言葉もございます。
エチケットは、ビジネスマナーより広い範囲を指します。

エチケットは社会全体の行動規範を示し、ビジネスマナーはビジネス環境に特化したものです。

モラルとの違い

個人の価値観や道徳に関連し、何が「正しい」かについての原則を指す言葉がモラルです。
概念として、ビジネスマナーはモラルに基づきますが、ビジネスマナーは、より一層、ビジネスの文脈での適切な行動に焦点が絞られます。

なぜビジネスマナーは必要なのか

ビジネスマナーはビジネス社会において欠かせない要素です。
必要性を詳しく解説いたします。

相手との良好な関係を築くため

ビジネスの成功は人間関係の上に成り立ちます。

適切なマナーを持つことで、同僚や取引先との信頼関係を築くことができ、円滑なコミュニケーションが可能になります。

仕事は少なからず他者との関係が不可欠です。
コミュニケーションが円滑に進む事は、仕事が円滑に進む事に関係いたします。

コミュニケーション能力と、仕事への役立て方は下記の記事で詳しくご紹介しております。

信頼を得るため

信頼はビジネスでの成功に不可欠です。
ビジネスマナーを守ることで、他の人々からの信頼を得ることができ、信用されるビジネスパートナーとして評価されます。

結果として、発注につながったり、社内で大きなプロジェクトを任される事にもつながります。

顧客満足向上のため

顧客との良好な関係はビジネスにおいて欠かす事のできない要素であり、企業が求めるべき価値です。
ビジネスマナーを実践することで、顧客の期待に応え、顧客満足度を向上させることができます。

同じスペックで同じ価格の商材だったとして、競合よりも自社製品で採用いただくには、顧客との関係性も深く影響します。

マナーが悪い担当より、マナーがきちんとできている担当者へ発注したいと思われる方も多いでしょう。

基本となるビジネスマナー

では、ビジネスマナーの基本について解説します。
次にご紹介する3つのポイントは、新入社員研修などでも取り上げられる事でしょう。

挨拶

ビジネスの場では、適切な挨拶が重要です。
相手に対して丁寧に挨拶をし、ビジネスのスタートを良好なものにしていきましょう。

ポイントをご紹介します。

挨拶は相手より先にする

ビジネスマナーが相手との良好な関係構築に欠かせない事は前述したとおりです。
挨拶は、相手との良好な関係を築きたいという意思表示とも言えます。

元気よく挨拶を受けると、受け手側としては心地よいものであり、関係構築のスタートとして挨拶は効果的です。

相手より先に挨拶をするという姿勢が重要となります。

相手の名前を添える

「おはようございます。」と相手の目を見て、相手より先に挨拶をするだけでもマナーとしては成立しますが、相手の名前を一緒に挨拶をする事で、より良い印象を与える事ができます。

「○○○さん、おはようございます。」と、名前を添えた挨拶は、相手の心に響き、好印象な記憶が残りやすくなります。

時間厳守

約束の時間を守ることは、相手に対する尊重の表れです。
逆を言えば、時間を守らないのは信頼関係を失う事につながりかねません。

時間は自分だけのものではなく、相手にも大切に与えられてるものです。
生産労働人口が減少し、誰しもが限られた時間の中で効率的に仕事を進めようとしています。

そのような中にも関わらず、時間を守られなかった事によって、待たされる時間を過ごしたり、スケジュールを再度調整し直したり、時間という資源を損失する事になります。

時間厳守する為のポイントを整理しておきましょう。

5分前行動

時間には余裕を持って行動するようにしましょう。
次の予定の5分～10分前には準備が完了できているようにすると良いでしょう。

例えば、訪問先へ5分から10分前には到着し、いつでもお伺いできる状態にしておく。
オンラインの商談でも、5分前には接続を確認し開始できる体制にしておく。

5分前行動を徹底する事で時間厳守へつなげられます。

万が一、遅れる場合は早めに連絡

5分前行動を徹底し、スケジュールも余裕を持って調整していても、不測の事態によって遅れる場合もございます。
電車の車両トラブルなどで電車が遅延したり、急に体調を崩したりする事もあるでしょう。

このような場合で、どうしても予定の時間に間に合わない場合は、間に合わないと判断される事象があったタイミングで、速やかに相手方へ連絡するようにしましょう。

身だしなみ

清潔で整った外見は相手から信頼を得やすいです。
ビジネスの場では適切な服装と身だしなみを保つことが大切です。

第一印象はビジネスにおいてとても大切です。
特に、初対面の方からの印象を決めるのは、身だしなみが大きな要素となります。

どんなに良い内容のプレゼンテーションを準備しても、身だしなみ一つで、その準備が水の泡にもなりかねません。

最低限の身だしなみはチェックしておきましょう。

覚えておきたいビジネスマナー

次に、マナーについてより徹底している印象を与えるために、覚えておきたいポイントを3つご紹介します。

言葉遣い

礼儀正しい言葉遣いはビジネスコミュニケーションにおいて不可欠です。
敬意を持って相手と対話しましょう。

敬語を完璧に使いこなすのも大切ではありますが、何より、相手への敬意を言葉で示す姿勢が大切です。

一人称は「わたし」や「わたくし」がベスト

取引先や目上の方と会話する際の一人称は、「わたし」や「わたくし」というのがビジネスマナーとなります。

フランクに「俺」や「僕」、あるいは「自分」といった一人称は、信頼関係が構築てきていない段階では避けた方が無難です。

意識的に使いたいフレーズ

ビジネスマナーとして意識的に使うべきフレーズをまとめてご紹介します。

シチュエーション	使うべきフレーズ	ポイント
相手へ同意をする時	かしこまりました 承知いたしました	「了解です」も丁寧な表現に捉えられがちですが、相手への敬意を示す同意の表現としては不適切です。
謝罪の意思を示す時	申し訳ございません	堅苦しい表現にも聞こえるかもしれませんが、「ごめんなさい」等はビジネスシーンには適しません。
ねぎらいの言葉を示す時	お疲れ様でした	注意すべきは「ご苦労様」という表現。目上の人が目下の人に使う言葉であって、目上の人へは使わない。
資料や書類を渡された時	拝見します	「見る」の謙譲語である「拝見する」がマナーとして正しいです。

名刺交換

名刺交換はビジネスにおいて、相手との関係・取引の最初のステップです。
正しい方法で行う必要がございます。

名刺の渡し方

相手が読みやすい向きで、両手で差し出すようにしましょう。
差し出す際に、自身の社名と名前を伝えます。

名刺を渡す前の姿勢としては、名刺を自身の名刺入れの上に乗せておくのがポイントです。

相手へ先に差し出し、相手の名刺を後から受け取るようにしましょう。
また相手が差し出した位置より、低い位置で自分の名刺を差し出すのがマナーです。

名刺の受け取り方

両手で丁寧に受け取りましょう。
その際に、胸より高い位置で受け取るようにすると丁寧です。

受け取る際には「頂戴いたします」と感謝の言葉を添えるようにしましょう。

名刺交換の順番

複数人で訪問する際に良くある質問が、名刺交換をする順番です。
同じ会社で複数人で訪問をした際の名刺交換は、役職が上の人から順番に名刺交換します。

電話応対

電話では会社の窓口にあたり、相手への印象を左右する大切な要素です。
会社の代表としてお応えする気持ちを持つと良いでしょう。

言葉遣いにも注意が必要です。
普段使う「もしもし」はビジネスには不適切です。
「お電話ありがとうございます。●●株式会社の○○です。」と名乗るのが一般的です。

また何回もコールさせずに、速やかに応答できるようにしましょう。
目安としては3コール以内の応答がベストです。

メール対応

仕事をする際に欠かせないツールのひとつが「ビジネスメール」です。
社内での連絡や相談、お取引先様との商談調整、お客様とのやり取り、様々な場面でメールを活用していると思います。

ビジネスメールにも押さえておくべきマナーがございます。
メールにおけるマナーについては下記の記事で詳しく解説しております。

ビジネスマナーを身に付けるメリット

ここまで、ビジネスマナーを身に付けることで良好な人間関係を構築できることや信頼が得られること、そして顧客満足の向上につながるという点について紹介し基本的なマナーについて解説をいたしました。

続いて、ビジネスマナーを身に付けるメリットを整理しておきましょう。

取引先からの信頼と円滑な取引

繰り返しになりますが、適切なマナーを持つことで、取引先からの信頼を得ることができ、結果としてビジネスが円滑に進行します。

初対面での挨拶や名刺交換に始まり、日々のお打合せやお打ち合わせ後のフォローなど、適切なマナーで対応する事で相手との信頼関係を確かなものにしていくことができます。

社内での評価向上

ビジネスマナーを身に付ける事による効果は、取引先からの信頼だけではありません。
ビジネスマナーを実践することは、同僚や上司からの評価向上にもつながります。

同僚から相談されやすくなったり、上司からより大きな案件を任せて頂けるようになるかもしれません。

社内での評価を向上させておくにもビジネスマナーは大切です。

顧客からの評価向上

そして、ビジネスマナーを身に付ける事は、顧客からの評価も向上させます。

顧客からの評価が高まることで、リピーターを増やし、自社へ安定した利益獲得へつなげたり、新たなビジネスチャンスを得ることもできます。

ビジネスマナーを身に付けないデメリット

では逆に、ビジネスマナーを無視した対応によるデメリットも整理しておきましょう。

信頼を得られない

適切なマナーを持たないのは、他の人々から信頼されずらい人となります。

ビジネスにおいては信頼が非常に重要であり、信頼の上に相手との関係性が築き上げられていきます。
信頼を損なうのは、土台を崩すようなものであり、大きな損失です。

評価が下がる

社内外での評価低下にもつながる可能性があります。
これは昇進やプロジェクト参画の機会を逃すことにつながります。

例えば、社内で時間にルーズな方へ、会社にとって重要度の高い顧客を任せようとは思いにくいです。
万が一、打ち合わせに遅刻などがあって、大切な取引先から信頼を損なってしまうような事態は避けなければならず、最低限のマナーを守れる方の評価を優先しがちです。

ビジネスマナーの学び方

社内での研修の他にも、ビジネスマナーを身に付ける方法はございます。
いくつか確認してみましょう。

参考書籍から学ぶ

ビジネスマナーに関する書籍は豊富にあります。
これらの書籍を読むことで基本を学ぶことができます。

お金をかけたくない、という方は本サイトのような仕事に役立つ情報を配信しているサイト等、WEBからの情報収集も活用すると良いでしょう。

セミナー等に参加する

ビジネスマナーを教えるセミナーやワークショップも多数開催されてます。
セミナーなどへ参加することで、より実践的なスキルを磨くことができます。

中には無料で行われているものもございます。

実践的なロールプレイング

社内研修の一環とも言えますが、実際のビジネスシーンに沿ってシミュレーションし、ビジネスマナーを実践することも効果的です。
同僚や上司を相手にロールプレイングを行ってみると良いでしょう。

まとめ

ビジネスマナーについて必要性やメリットを改めてご紹介いたしました。
重要なポイントを振り返っておきましょう。

ビジネスマナーはビジネス成功の鍵にもなります。

適切なマナーを実践することで、信頼を得て良好な関係を築き、ビジネスにおいて成功を収めることができます。

新社会人や新入社員はビジネスマナーを学び、実践することを強くお勧めします。

また、最近ではテレワークを導入する企業も増えております。
テレワークと出社の両方をハイブリットに活用するケースも多いです。
そしてテレワークには、実はオンラインならではのマナーも存在します。

テレワークで求められるマナーについて以下の記事で解説してますので、ぜひご覧いただければと思います。

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ChatGPTへの効果的な質問にはいくつか覚えておきたいポイントがございます。
例えば、上記ご紹介したプロンプトにある「#」にも意味がございます。
下記の記事でわかりやすく解説をしてます。

その他、本サイトでは、ChatGPTを活用して業務効率化するポイントや方法も解説してます。
ChatGPTの活用に興味のある方は合わせて下記の記事もご参照ください。

「まだChatGPTを始めていない」「興味はあるけどやり方がわからない」という方へは以下の記事もおすすめです。
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